загрузка страницы
 

Информационная система ОАО "Гипрогазцентр"

Исходные данные

ОАО "Гипрогазцентр" - один из ведущих проектных институтов газового комплекса России. Основным видом деятельности предприятия является комплексное проектирование нефте-, газо- и продуктопроводов, включая их инфраструктуру: энергетические комплексы, связь, автоматические системы управления технологическими процессами и комплексы оборудования для мониторинга экологической обстановки; инженерные изыскания, проектирование зданий и сооружений, проектные работы по пожарной безопасности и т.д. Наряду с выполнением заказов российских предприятий, институт успешно сотрудничает с фирмами Польши, Болгарии, Латвии, Казахстана, Румынии, Словении, Украины, Турции и Германии.

Основная сущность проблем управления в ОАО "Гипрогазцентр" сводилась к организации единого информационного пространства на предприятии. Существующее программное обеспечение имело характер "кусочной" автоматизации и, тем самым, не могло обеспечить руководство компании полной, достоверной и оперативной информацией. Например, по каждому этапу согласования договоров приходилось вводить информацию несколько раз в различные программы, что не позволяло получить полную картину о состоянии работ по объекту. Учет расчетов в разрезе договоров вела только финансово-экономическая служба (ФЭС), бухгалтерия же на основе итоговых отчетов ФЭС вручную вводила сводные бухгалтерские проводки в целом за месяц. Это в свою очередь приводило к расхождению данных оперативного и бухгалтерского учета. Внедрение комплексной информационной системы должно было решить еще одну очень важную задачу - автоматическое формирование отчетности, в том числе большое количество статистических форм, предоставляемых в ОАО "Газпром", а также книги покупок и продаж. Формирование данной отчетности до внедрения производилось бухгалтерией вручную.

В течение 2004 года предприятие осуществляло активный поиск комплексной информационной системы управления. Был проведен тендер, цель которого заключалась в выборе информационной системы, способной учесть все специфические особенности деятельности проектных институтов и позволяющей повысить эффективность работы компании в целом. Кроме того, система должна была удовлетворять требованиям международного стандарта ISO 9001:2000 (система менеджмента качества), в соответствии с которым, построены все текущие бизнес-процессы управления предприятием. В итоге, проанализировав большое количество программных продуктов, руководство ООО "Гипрогазцентр" остановило свой выбор на Комплексной Автоматизированной Системе (КАС) "Бизнес Люкс" и Корпоративной системе электронного документооборота DIRECTUM, которые полностью удовлетворяли всем предъявляемым требованиям.

Сотрудничество ОАО "Гипрогазцентр" и компании НПО "Компьютер" началось в ноябре 2004 года с проведения экспресс-анализа специалистами НПО "Компьютер" для выявления основных задач, требующих автоматизированного решения и заключения договора по внедрению КАС "Бизнес Люкс".

Решение

Работа по внедрению КАС "Бизнес Люкс" в ОАО "Гипрогазцентр" началась в декабре 2004 года с проведения предпроектного исследования, написания проекта внедрения и обучения персонала предприятия. После проведения исследования при поддержке уже обученных пользователей был выработан ряд принципиальных решений, которые должны были обеспечить эффективность внедрения и дальнейшего функционирования системы на предприятии:

I. Этап:

  1. Внедрение подсистем "Управление материальными ресурсами", "Бухгалтерский и налоговый учет", "Управление расчетами по договорам", а также настройка основных форм бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.
  2. Разделение оперативного и бухгалтерского учета расчетов по договорам на проектно-изыскательские работы, с целью исключения двойного ввода информации группой ФЭС и бухгалтерией.
  3. Ведение учета расчетов с заказчиками и подрядчиками в нескольких разрезах: договоры, этапы договоров, акты, счета-фактуры для формирования оперативной отчетности различных форматов.
  4. Увеличение глубины аналитики на счетах бухгалтерского учета, которое способствует получению необходимой информации для построения отчетов.

Принято решение по интеграции трех независимых систем: КАС "Бизнес Люкс", DIRECTUM и Информационной системы автоматизации проектных работ (ИСАПР), что позволило бы получать полную информацию о состоянии работ по договорам на проведение проектно-изыскательских работ на всех стадиях: с момента поступления технического задания от заказчика до полного исполнения обязательств по договору.

II. Этап:

Внедрение подсистемы "Управление персоналом" (управление кадрами и расчет зарплаты).

III. Этап:

  1. Внедрение подсистемы "Управление транспортом".
  2. Внедрение подсистемы "Бюджетное управление".

Результаты

В настоящий момент завершено создание единого информационного пространства в ОАО "Гипрогазцентр", которое связало между собой 3 программных продукта: КАС "Бизнес Люкс", DIRECTUM и ИСАПР. Основная цель внедрения достигнута. Его результатом стал налаженный автоматизированный процесс функционирования договорной системы на предприятии, который протекает по следующим этапам:

Начальник ФЭС Березина В.И.:
"Внедрение КАС "Бизнес Люкс" в ОАО "Гипрогазцентр" обеспечило согласованность и необходимую детализацию финансово-учетных данных, и значительно упростило формирование отчетности …"

  1. Ввод договоров ФЭС в корпоративную систему DIRECTUM.
  2. Согласование этапов договоров всеми заинтересованными службами предприятия в корпоративной системе DIRECTUM.
  3. Формирование смет по этапам работ сметно-договорной группой в ИСАПР.
  4. Ведение группой ФЭС оперативного учета выполнения, сдачи и оплаты работ в разрезе субподрядных и генеральных договоров в КАС "Бизнес Люкс".
  5. Ведение учета материальных ценностей на складах.
  6. Проведение всех бухгалтерских операций в КАС "Бизнес Люкс".
  7. Автоматическое формирование всех стандартных форм бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в КАС "Бизнес Люкс".
  8. Автоматический расчет зарплаты по всем работникам предприятия.
  9. Получение отчетов по персоналу для пенсионного фонда и фонда социального страхования.

Вся информация по договорам ежедневно обновляется во всех программных продуктах при помощи специально настроенных автоматических расчетов, это в свою очередь позволяет специалистам группы ФЭС и руководству предприятия оперативно работать со всей договорной системой предприятия.

В июне 2012 года было принято решение о внедрении системы бюджетирования и управления финансами Prestima. Перед началом проекта специалисты НПО «Компьютер» провели анализ бизнес-процессов компании, в результате которого было принято совместное решение автоматизировать казначейство и процессы бюджетирования.

В ходе проекта была настроена интеграция системы Prestima с уже существующими на предприятии системами: КАС «Бизнес Люкс», СЭД DIRECTUM и «Клиент-Банк». Эффект от внедрения системы стал виден уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации:

  1. Сокращение трудоемкости планирования бюджетов. Специальный инструмент Формы планирования упрощает ввод, корректировку и анализ бюджетов в необходимых разрезах. При этом используются различные алгоритмы для автоматического формирования данных – распределение годовой плановой суммы по кварталам с учетом статистических коэффициентов, детализация доходов и расходов по источникам получения выручки, трансформация БДР в БДДС.
  2. Оптимизация процесса согласования платежей. В системе Prestima специалисты формируют заявки на оплату и происходит контроль превышения лимитов БДДС. Согласование заявок на оплату осуществляется через DIRECTUM. Утвержденные заявки попадают в платежный календарь Prestima и реестр на оплату, который подписывается руководством.
  3. Упрощение сбора данных по исполнению бюджетов. За счет тесной интеграции системы Prestima с КАС «Бизнес Люкс» настроены расчеты для автоматического сбора фактических значений БДР. Исполнение БДДС оперативно отражается в момент проведения платежных документов. При этом статьи бюджетов в документах определяются автоматически за счет указания заявок на финансирование, ожидаемых поступлений или автоматического заполнения типовыми операциями в бухгалтерских документах.
  4. Учет движения денежных средств с помощью интеграции системы Prestima с системой «Клиент-Банк».
  5. Формирование комплекта внутренней и внешней отчетности.

В ноябре 2012 года началась автоматизация управления хозяйственными договорами на базе систем DIRECTUM и Prestima. В результате было реализовано:

  1. Регистрация и выполнение заявок по хозяйственной деятельности от подразделений.
  2. Регистрация и согласование договоров по хозяйственной деятельности, отражение сроков хранения договорных документов.
  3. Осуществление бюджетного контроля при согласовании договоров по хозяйственной деятельности.
  4. Обеспечение возможности анализа задолженности по договорам по хозяйственной деятельности.
  5. Ведение реестра контрагентов с отражением информации о деловой репутации, правоспособности и квалификации поставщиков, учет данных о наличии у поставщиков лицензий и свидетельств саморегулируемых организаций, учет данных о цепочке собственников (бенефициаров) поставщиков.
  6. Организация проведения конкурентных закупок по материально-техническим ресурсам и услугам.

В июле 2013 года стартовал проект по автоматизации процесса формирования плана закупок на базе систем DIRECTUM и Prestima. По сути это некий вариант бюджета закупок или простыми словами – попытка предусмотреть расходы на материалы, оборудование, услуги от поставщиков и т.д. Цели, которые были достигнуты в ходе проекта:

  1. Сбор заявок на материалы и услуги.
  2. Автоматическое формирование бюджета закупок, плана конкурентных закупок, БДР и БДДС.
  3. Оптимизация проведения конкурентных закупок.
  4. Оперативный контроль исполнения плана закупок.
  5. План-фактный анализ исполнения плана закупок и плана конкурентных закупок.
  6. Возможность актуализации плана закупок.

Завершился проект в марте 2014 года, по итогам которого повысилось качество планирования закупок, увеличился контроль расходов и исполнения бюджета. За счет чего повысилась и точность планирования БДР и БДДС.

В январе 2014 года начался проект по внедрению подсистемы «Управление транспортом» в системе КАС «Бизнес Люкс». Завершился проект в мае 2014 года. По итогам проекта были автоматизированы процессы:

  1. Учет транспортных средств.
  2. Учет Путевых листов (ПЛ) с отражением информации о пробеге, о приходе, нормативном и фактическом расходе топлива и масел.
  3. Учет сведений о водителях.
  4. Учет данных о ремонтах транспортных средств, замене их узлов.
  5. Обмен данными с используемой у Заказчика подсистемой «Бухгалтерский и налоговый учет».

На сегодняшний день, КАС "Бизнес Люкс", DIRECTUM и ИСАПР, образовав единое информационное пространство, являются реальной основой системы управления ОАО "Гипрогазцентр", удовлетворяющей всем требованиям системы менеджмента качества предприятия. Информация, которая формируется более чем на 250 рабочих местах, позволяет принимать взвешенные и обоснованные решения руководителям различных уровней: от генерального директора до начальников отделов. И все это было достигнуто чуть более чем за год слаженной работы персонала ОАО "Гипрогазцентр" и специалистов НПО "Компьютер".

Развитие

В июне 2014 года стартовал очередной этап внедрения DIRECTUM. В рамках проекта будет автоматизировано:

  1. Формирование плана закупок у единственных поставщиков и формирование спецификации к позициям плана конкурентных закупок.
  2. Выгрузка информации о договорных документах вместе с их скан-образами для дальнейшей передачи в систему ПУР АСБУ (Подсистема управления расчетами Автоматизированной системы бюджетного управления).
  3. Выгрузка планов конкурентных закупок и планов закупок в файлы определенного формата для дальнейшей передачи в систему АСЭЗ (Автоматизированная система электронных закупок).
  4. Согласование проектных договоров.

Основным результатом проекта должно стать облегчение подготовки данных по договорам и закупкам для их последующей передачи в системы ПУР АСБУ и АСЭЗ.