загрузка страницы
 

Как настроить ИТ под МСФО?

Использование МСФО сегодня является важным инструментом стратегического развития предприятия. Для регулярного формирования международной отчетности необходима подходящая информационная система. Безусловно, ее внедрение в корпоративное ПО компании связано с рядом сложностей и требует временных и финансовых затрат. Чтобы их минимизировать, необходимо знать особенности внедрения такой системы.

Международная отчетность свидетельствует о прозрачности бизнеса компании, позволяет инвесторам лучше видеть потенциал развития компании и иметь больше информации о рисках, связанных с бизнесом компании. Она используется для привлечения в компанию иностранного капитала, а также существенно облегчает получение крупных кредитов и займов.

Если большинство крупных компаний сегодня уже имеют хорошо поставленный процесс подготовки отчетности по международным стандартам, средние предприятия находятся еще в самом начале пути и только начинают внедрять МСФО.

Наиболее распространенными являются два способа формирования отчетности по международным стандартам: трансформация отчетности в МСФО и организация учета по МСФО методом корректировки российских данных.

Для организации учета по МСФО требуется внедрение информационных систем в компаниях. Поэтому процесс перехода на МСФО активно затрагивает ИТ – инфраструктуру.

Трансформация отчетности является самым быстрым способом подготовки отчетности по МСФО. Ее, как правило, используют те компании, которым отчетность нужна разово, поэтому для проведения трансформации часто привлекают консультантов. Однако основным недостатком трансформации является невозможность посмотреть, каким образом сформирован тот или иной показатель отчетности, т.е. "раскрутить" информацию до первоисточника – первичного документа учета. В свою очередь, в информационных системах такая возможность присутствует. Аудировать отчетность, полученную путем трансформации, также сложно, поскольку она осуществляется, как правило, в Excel, где очень высока вероятность технических ошибок – неверные ссылки, ошибки в формулах итд.

Поэтому, компании, которые всерьез задумываются о регулярном формировании отчетности по МСФО, начинают этот процесс с внедрения информационной системы учета по МСФО.

Организация учета по МСФО в информационной системе позволяет ускорить процесс подготовки отчетности, повысить достоверность данных российской и международной отчетности и облегчить процесс ее аудита. Кроме того, у компании появляется мощный инструмент анализа и контроля.

С чего начать

При внедрении информационной системы необходимо в первую очередь выбрать способ импорта данных из российского учета. Наиболее распространенной является корректировка хозяйственных операций российского учета при их переносе в МСФО. Такой метод ведения учета используется только при внедрении информационный системы. Сначала происходит импорт данных о хозяйственных операциях из российской системы учета ("1С", Axapta, Navision), затем - мэппинг этих данных (перераспределение между счетами учета), после чего данные попадают в систему международного учета. Такой метод позволит получить полную информацию о хозяйственных операциях, что, в свою очередь, даст возможность "раскрутки" любого показателя до первичного документа. Однако в этом случае требуется, чтобы в российском и международном учете была установлена одна и та же информационная система.

Другой способ – импортирование из российского учета системы финансово-экономических показателей в разрезе раскрытия, требуемого для составления отчетности по международным стандартам. Это могут быть несколько тысяч показателей по выручке, основным средствам, финансовым вложениям и всем прочим участкам учета – сальдо, обороты за период и др. Однако такой метод позволит увидеть только дополнительные и реклассификационные проводки МСФО и "раскрутить" любой показатель лишь до итогового показателя РСБУ. С другой стороны, такой подход не накладывает никаких ограничений на используемую в российском учете информационную систему и удобен в случае составления консолидированной отчетности по холдингу, в дочерних компаниях которого установлены разные информационные системы учета.

Весьма сложной задачей является и настройка импорта в одну единую базу информации из нескольких баз данных, которые ведутся по разным правилам (разные планы счетов и классификаторы). Дело в том, что в российском учете (например, "1С") для каждой компании используется своя база данных. В свою очередь, международная отчетность является консолидированной и объединяет учет хозяйственных операций по всем компаниям группы в одной базе.

Кроме того, подготовка отчетности по международным стандартам требует корректировок учетных данных в информационной системе (обычно это занимает месяц) при закрытом периоде в российском учете. Для решения этой проблемы в системах предусмотрена возможность частичного импорта данных из российской системы учета по отдельным участкам, что позволяет заблаговременно начинать корректировку данных в информационной системе МСФО с тех участков, которые являются уже закрытыми, не дожидаясь полного закрытия базы в российском учете.

Без документации никуда

Внедрение информационной системы международной отчетности связано с разработкой ряда сопроводительных методических документов. На этом этапе происходит тесная работа консультантов-программистов с консультантами-методологами по МСФО (чаще всего это две разные консалтинговые компании).

Выбирать консультантов в области методологии учета по МСФО в информационных системах необходимо на основе анализа их опыта выполнения аналогичных заказов для других компаний. Решения, предлагаемые каждой консалтинговой компанией, специфичны – одни могут подойти для крупного бизнеса и таких информационных систем как SAP R/3, однако в то же время могут быть слишком сложными, неповоротливыми и трудно адаптируемы к среднему бизнесу, и наоборот. При выборе консультанта лучше сначала изучить рынок предлагаемых услуг, рассмотреть предложения ряда консалтинговых компаний и выбрать ту, которая предлагает разработку наиболее оптимального пакета методических документов, обеспечивающего надежное функционирование информационной системы.

Пакет методических документов, сопровождающих процесс внедрения информационной системы, включает в себя документы, необходимые для разработки непосредственно оболочки программного продукта и ее настройки применительно к специфике компании, и документы, необходимые для последующего ведения учета в программном продукте специалистами созданного (либо уже существующего) отдела МСФО.

В первую группу входят: план счетов международного учета и аналитических справочников (субконто), мэппинг (карта соответствия) счетов российского и международного учета, мэппинг (карта соответствия) справочников (субконто) российского и международного плана счетов, карта дополнительных проводок по корректировке данных российского учета, формы финансовой отчетности МСФО и примечания к ним, инструкция по заполнению форм финансовой отчетности и примечаний к ним, а также методика учета курсовых разниц в программном продукте и пересчета отчетности в разные валюты. Вторую группу составляют: учетная политика по МСФО, с учетом специфики информационной системы, методические документы по расчету корректировочных проводок и отражению их на счетах международного учета в привязке к внедряемой информационной системе и регламент ведения учета по международным стандартам в информационной системе.

При внедрении информационной системы нужно учитывать также требования и к аппаратному обеспечению. Так, работа с информационной системой по учету МСФО требует быстрой обработки больших объемов данных. При работе с такими объемами в программе "1С" возникают сложности – приходится устанавливать базы на удаленном сервере, обладающим достаточными аппаратными возможностями, и подключатся к нему путем удаленного доступа через терминал, поскольку возможности персонального компьютера с установленной на нем программой-клиентом не позволяют даже сформировать запрос.

А как же лучше?

План счетов лучше всего разработать на основе общих элементов планов счетов российских компаний, входящих в группу. Желательно, чтобы при этом нумерация счетов совпадала с российской. Добавить в план счетов нужно только счета, обеспечивающие дополнительные раскрытия, требуемые МСФО – например: счет обесценения, счета текущей части долгосрочных обязательств, счета учета инвестиционной собственности и т.д. Справочники, используемые в российском плане счетов, также следует переработать. Это в первую очередь касается классификатора затрат и движений денежных средств.

Данные на счета плана счетов международного учета попадают из российского учета на основе мэппинга.

Каждый счет плана счетов МСФО имеет подробный алгоритм переноса на него информации с одного или нескольких счетов российского учета. На отдельных счетах МСФО собирается информация с ряда счетов российского учета на основе анализа значений справочников аналитического учета. Например, на счете учета нематериальных активов собирается информация как со счета учета нематериальных активов в российском учете, так и со счета учета расходов будущих периодов, т.к. некоторые из этих расходов учитываются в МСФО как нематериальные активы. Часть информации также вводится дополнительно на счета учета МСФО. Этой информации нет в российском учете - она вводится путем расчета корректировочных проводок.

Мэппинг справочников представляет собой особую структуру перераспределения расходов и доходов, активов и обязательств между счетами плана счетов на основе значений элементов справочников. В случае если какая-либо хозяйственная операция учитывается в МСФО иначе, чем в российском учете, она автоматически переносится на другие счета учета в зависимости от алгоритма, описанного в мэппинге (карте соответствия) справочников.

Хорошей традицией при разработке информационных систем учета МСФО является использование карты корректировочных проводок, которая представляет собой закрытый перечень всех возможных корректировочных проводок, которые необходимо сделать в дополнение к данным, перенесенным из российского учета. В этой карте описывается корреспонденция счетов и механизм отражения этих корректировок в международном учете. Бухгалтеру остается лишь принять решение, какие именно операции классифицировать под ту или иную корректировку, и рассчитать сумму этой корректировки.

В МСФО, в отличие от российского учета, содержание форм отчетности точно не регламентировано, но, тем не менее, с учетом специфики предприятия необходимо разработать и реализовать в программном продукте отчетные формы, чтобы получать уже готовую для презентации отчетность по МСФО. Чтобы заполнять формы информацией, нужно разработать инструкцию по заполнению форм отчетности, которая представляет собой подробный алгоритм автоматизированного заполнения информационной системой каждой строки отчетных форм – то есть список формул, собирающих информацию со счетов международного учета.

Таким образом, данные о хозяйственных операциях с учетом корректировок, осуществляемых при помощи мэппинга и вводимых в программу дополнительно на основе карты корректировок, формируют итоговые формы отчетности по МСФО.

Обычно в информационной системе имеется возможность автоматического создания баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета о движении денежных средств, отчета о движении капитала, примечаний к отчетности согласно МСФО.

Формы отчетности и примечания к ним могут быть автоматически сформированы в любой валюте (рубли, доллары, евро), позволяет предоставлять отчетность широкому кругу пользователей. Алгоритм такого пересчета отчетности из одной валюты в другую описан в стандартах МСФО (IAS 21), поэтому для правильной его реализации в информационной системе необходима разработка методики, в которой представлены правила и технология пересчета отчетности в разные валюты.

Главное – уметь использовать

Разработка вышеописанных документов позволит внедрить на предприятии готовый к использованию работающий программный продукт. После этого необходимо научить сотрудников правильно им пользоваться и эффективно в нем работать.

Часто сотрудники того или иного предприятия очень неприязненно относятся к внедрению новых систем, поскольку на первых этапах работа в них может оказаться сложнее, чем в прежних условиях. Чтобы этого избежать, необходимо в процессе внедрения программного продукта привлекать консультантов для разработки второй части методических документов, регламентирующих процесс учета и использования ПО.

В состав этих документов входит учетная политика в привязке к информационной системе, методические документы и регламент ведения учета в программе. В методических документах должно быть подробно описано, как именно и на основе каких данных нужно рассчитывать дополнительные корректировочные проводки, как их отражать во внедряемом программном продукте.

В регламенте по ведению учета следует определить периодичность отражения в программном продукте проводок, время, которое должно тратиться на расчет каждой корректировки, и ее отражение в программном продукте. Кроме того, необходимо задать требования к штату сотрудников, чтобы эффективно распределить их рабочее время по периодам и не допустить авралов или периодов недостаточной загрузки.

В регламенте также следует предусмотреть формы первичных документов, которые будут использоваться в международном учете в программном продукте для документирования корректировочных проводок.

Таким образом, внедрение информационных систем по ведению международного учета связано с рядом сложностей, однако эффективность работы в них существенно превосходит затраты на их внедрение. Процесс внедрения таких информационных систем занимает достаточно длительное время – в среднем 1- 1,5 года в зависимости от размера компании. Минимально короткий срок для внедрения информационной системы составляет порядка 6-8 месяцев при условии единства программного продукта, используемого в российском и международном учете и средних размеров фирмы.

Лев Шуклов