загрузка страницы
 

Оптимизация документооборота

Часто традиции документооборота на предприятии складываются единожды и долгое время не претерпевают значительных изменений, что значительно снижает эффективность бизнес-процессов в динамически меняющихся условиях. Кроме того, чем больше предприятие и его управленческий аппарат, тем большее количество документов разнообразных типов используется в работе. А это значит, что возрастает и сложность процессов обработки документов.

Компания НПО «Компьютер» проводит консалтинг в сфере управления документами одновременно с внедрением систем электронного документооборота (СЭД). При этом значительная часть вопросов оптимизации решается организационными (управленческими) способами. Совершенствование может идти по разным направлениям и иметь разные цели:

  • постановка делопроизводства и работы канцелярии, архива (c учетом требований контролирующих органов и потребностей предприятия);
  • наведение порядка и ускорение типовых процессов работы с документами (согласование, подготовка проектов, подписание договорных документов, доведение до исполнителей и др.);
  • повышение исполнительской дисциплины при работе с документами и исполнении поручений;
  • использование новых технологий и методов работы, связанных с СЭД (работа с документами в электронном виде, электронные способы передачи и учета информации, использование электронно-цифровой подписи, штих-кодов для документов, потокового сканирования/ввода и т.п.);
  • повышение удобства работы с документами для связи с финансово-учетными задачами (контроль обязательств, сроков и условий);
  • и другие…

Одновременное проведение оптимизации работы с документами и внедрение СЭД позволяет достичь не только улучшения в выбранных направлениях работы с документами, но и перейти на качественно новый уровень взаимодействия. Например, работа с некоторыми видами документов, такими как служебные записки, журналы регистрации и другие при внедрении СЭД может быть полностью переведена в электронный вид. Кроме того, появляется возможность развития и других задач: совершенствование взаимодействия в группах и между отделами, построение системы менеджмента качества и т.д.

Внедрение системы электронного документооборота, отвечающей концепции Enterprise Content Management (ECM), позволяет перейти на новый уровень работы не только с документами, но и информацией в целом. ECM-системы позволяют рассматривать корпоративную информацию (контент) как основной актив, который работает на успех компании.

Для постановки/оптимизации управления документами и взаимодействием специалистами компании НПО "Компьютер" выполняются следующие работы:

  • определение общих положений (политики) работы с документами (централизация/децентрализация, использование бумажных/электронных документов, порядок контроля исполнительской дисциплины и т.д.);
  • анализ и оптимизация бизнес-процессов работы с договорами, предписаниями госорганов, заявками на ресурсы, входящими, исходящими и внутренними документами и т.д.;
  • разработка нормативно-справочной информации (номенклатура дел, места регистрации, виды документов, подлежащих обязательной регистрации, виды документов, подлежащих согласованию);
  • разработка регламентов бизнес-процессов – определение последовательности операций, распределение ответственности по этапам процессов, правил выполнения операций с учетом рекомендаций по оптимизации и возможностей СЭД.

Опыт работы компании в различных направлениях консалтинга и автоматизации позволяет успешно решать также задачи на стыке управления документами (работа с неструктурированной информацией) и учетными задачами (контроль и планирование суммовых обязательств, задолженности, поставки и т.п.).