загрузка страницы
 

Информационная система ОАО "ВНИПИгаздобыча"

Исходные данные

ОАО "ВНИПИгаздобыча" - один из ведущих проектных институтов газового комплекса России. Основными заказчиками института являются ОАО "Газпром", а также предприятия, входящие в его состав. Основной сферой деятельности ОАО "ВНИПИгаздобыча" является комплексное проектирование нефте-, газо- и продуктопроводов, включая их инфраструктуру.

Договорная работа пронизывает всю хозяйственную деятельность института. От эффективности процессов, связанных с управлением договорами и движением финансовых потоков, напрямую зависит прибыль предприятия. Руководство ОАО "ВНИПИгаздобыча" понимало, что в настоящее время одним из важнейших инструментов для повышения эффективности является автоматизация бизнес-процессов. Но при этом программные продукты по управлению расчетами по договорам и финансовому управлению, используемые на предприятии, не обеспечивали соответствующий уровень автоматизации из-за ряда недостатков:

  • не содержали полноценный функционал для решения задач планирования;
  • не автоматизировали процесс анализа данных и подготовки сложных корпоративных и управленческих отчетов;
  • были ориентированы на решение локальных задач и не взаимодействовали между собой (отдельно учет генеральных договоров, отдельно учет субподрядных договоров, отдельно учет актов и т.д.);
  • использовали устаревшую платформу и не справлялись с возрастающими объемами данных.

Поэтому в конце 2007 года по инициативе финансово-экономического отдела ОАО "ВНИПИгаздобыча" был взят курс на выбор современной информационной системы с необходимыми техническими и функциональными возможностями. Для решения задачи были сформированы требования к информационной системе:

  • наличие необходимого функционала по учету, планированию и анализу данных по управлению договорами и финансами по проектно-изыскательским и научно-исследовательским работам;
  • использование современной платформы, обеспечивающей легкое масштабирование системы;
  • наличие успешно реализованных проектов в газовой отрасли.

В результате руководство ОАО "ВНИПИгаздобыча" остановило свой выбор на решении, предлагаемом компанией НПО "Компьютер" - комплексной автоматизированной системе управления (КАС) "Бизнес Люкс". Выбор был обусловлен соответствием всем требованиям и наличием дополнительных преимуществ:

  • готовое отраслевое решение для организаций, ведущих проектную деятельность, эффективно используемое на крупных предприятиях, в том числе в структуре Газпрома;
  • высокая масштабируемость, наличие встроенного механизма репликации (создание территориально распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line);
  • простые принципы работы с системой;
  • наличие мощного инструмента разработки, позволяющего настраивать и модифицировать систему под нужды предприятия, в том числе силами своих специалистов.

Решение

С февраля 2008 года были начаты работы по оптимизации и автоматизации договорной деятельности и управления финансами.

В ходе проекта специалистами НПО "Компьютер" было проведено исследование деятельности финансово-экономического отдела предприятия. Совместно со специалистами ОАО "ВНИПИгаздобыча" была определена область решаемых задач по автоматизации управления договорами и финансами, поставлены цели проекта:

  • организация ведения учета и систематизация информации о генеральных и субподрядных договорах;
  • обеспечение возможности оперативного планирования и анализа договорных и финансовых обязательств;
  • ускорение подготовки управленческой, корпоративной и статистической отчетности для анализа руководством и сдачи в Газпром, Росстат.

При описании проектных решений были разработаны и оптимизированы схемы бизнес-процессов по подготовке и учету договоров, учету выполнения и оплаты договорных обязательств, планированию и учету выполнения работ по договорам. Оптимизированные схемы бизнес-процессов легли в основу решений по автоматизации процессов на базе КАС "Бизнес Люкс".

Параллельно с разработкой проектных решений в учебно-консультационном центре НПО "Компьютер" было проведено обучение сотрудников ОАО "ВНИПИгаздобыча" на курсах администраторов и разработчиков КАС "Бизнес Люкс".

После согласования проектных решений специалистами НПО "Компьютер" была проведена адаптация подсистем "Управление расчетами по договорам" и "Управление финансами" КАС "Бизнес Люкс" под специфику бизнес-процессов заказчика. Значительный опыт работы НПО "Компьютер" в сфере автоматизации бизнес-процессов проектных организаций и активное участие специалистов ОАО "ВНИПИгаздобыча" уже на самых ранних стадиях проекта, позволили получить продукт высокой готовности.

Благодаря этому на этапе опытно-промышленной эксплуатации, в период с июня по декабрь 2008 года, стало возможным выполнение требования начальника финансово-экономического отдела В.И. Лексикова: "От разработчика нам необходимо только программное обеспечение, обучение пользователей и консультации выделенного ведущего специалиста. А работы по внедрению системы мы выполним самостоятельно".

Результаты

В рамках проекта, ОАО "ВНИПИгаздобыча" получило решение следующих задач:

  • обеспечение оперативной информацией о состоянии процессов подготовки, оформления и исполнения договоров в различных разрезах (этапов, актов, главных инженеров проектов, заказчиков, подрядчиков и т.д.);
  • возможность гибкого планирования и анализа выполнения планов по договорам за счет хранения полной информации об изменении календарных и стоимостных характеристиках этапов (тематический план отгрузки, выполнение плана отгрузки и т.д.);
  • возможность автоматического формирования данных по оплате субподрядчикам, расчету незавершенного производства и т.д., в соответствии со сложными алгоритмами;
  • возможность оперативного формирования управленческой отчетности по договорам (реестры актов и платежных документов, анализ расчетов по договорам, анализ данных по версиям договоров, анализ распределения и выполнения собственных работ и т.д.)
  • возможность автоматического формирования корпоративной и статистической отчетности, в том числе для Газпрома и Росстата (квартальный отчет по показателям хозяйственной деятельности, форма №П-1 и т.д.);
  • повышение достоверности данных, на основании которых принимаются управленческие решения, ведется учет хозяйственной деятельности.

На сегодняшний день основные работы по внедрению КАС "Бизнес Люкс" завершены и достигнуты результаты:

  • сформирована единая база генеральных и субподрядных договоров с историей работы по многолетним договорам;
  • ведется оперативный учет выполнения и оплаты обязательств по генеральным договорам;
  • вводятся данные о плане и факте выполнения собственных работ по договорам, формируется вся необходимая отчетность;
  • руководство оперативно получает управленческую отчетность по договорам (реестры актов и платежных документов, анализ расчетов по договорам, анализ данных по версиям договоров и т.д.).

В ближайшее время будут завершены работы по переходу на оперативный учет по субподрядным договорам, обкатаны механизмы по анализу необходимости оплаты субподрядчикам.

Развитие

В будущем рассматривается возможность проведения работ по интеграции КАС "Бизнес Люкс" с другим программными продуктами, используемыми в ОАО "ВНИПИгаздобыча". В частности, с "1С:Бухгалтерия 8", где ведется бухгалтерский учет деятельности предприятия. За счет этого может быть достигнуто снижение затрат времени на обработку данных в финансово-экономическом отделе и бухгалтерии, повышение точности данных оперативного и бухгалтерского учета.

В дальнейшем планируется подключить к работе в едином информационном пространстве на базе КАС "Бизнес Люкс" филиалы ОАО "ВНИПИгаздобыча", расположенные в Новосибирске и Новом Уренгое. Благодаря этому руководство института сможет получать в оперативном режиме детальную информацию о расчетах по генеральным и субподрядным договорам, по которым филиалы ведут работы самостоятельно.