загрузка страницы
 

КАС "Бизнес Люкс": Управление договорами

Коммерческая деятельность любой компании неразрывно связана с договорной работой, в рамках которой осуществляется подготовка и согласование договорных документов, организуется оперативный учет и контроль выполнения и оплаты обязательств по договору, проводится анализ и оценка результатов.

Бизнес-решение "Управление договорами" на базе КАС "Бизнес Люкс" и системы DIRECTUM, предлагаемое НПО "Компьютер", направлено на повышение эффективности бизнес-процессов, связанных с договорной работой на различных предприятиях (торговых, производственных, проектных и т.д.).

Бизнес-задачи

  1. Анализ необходимости и возможности заключения договора:
    • оптимальный выбор поставщика материальных ценностей (МЦ) или подрядчика (субподрядчика) на выполнение работ;
    • анализ возможности и выбор условий для заключения договора с покупателем на реализацию товаров, продукции или с заказчиком на выполнение работ;
    • контроль сумм договора на соответствие плановым значениям бюджета.
  2. Подготовка и хранение договорных, сопроводительных и финансовых документов:
    • создание и хранение текстов и скан-образов различных документов - договоров, приложений к договорам, сопроводительных писем, протоколов согласования, дополнительных соглашений, счетов на оплату, накладных, актов, счетов-фактур и т.д.;
    • организация работы с документами - размещение документов по папкам, назначение прав доступа, хранение истории работы пользователей с документами, полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
  3. Организация и контроль процессов по согласованию и исполнению договорных, сопроводительных и финансовых документов:
    • выдача заданий и контроль их исполнения для обеспечения взаимодействия между сотрудниками в ходе работы по договору – согласование договора, рассылка напоминаний о сроках выполнения, оплаты по договору и т.д.;
    • использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) – позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания.
  4. Планирование, учет и контроль выполнения и оплаты обязательств по договорам:
    • структурированный учет договорных документов в необходимых разрезах - организация, договор, этап, допсоглашение, заказ, номенклатура материальных ценностей (МЦ) и т.д.;
    • подготовка данных о планируемых сроках и объемах закупки и реализации МЦ, выполнения работ по договорам;
    • оперативный учет и контроль выполнения заказов на закупку, реализацию МЦ, выполнения и принятия работ по этапам договоров;
    • подготовка данных о планируемых платежах и поступлениях с учетом условий договоров и текущего выполнения обязательств;
    • оперативный учет и контроль своевременности предоплаты и оплаты по факту выполнения заказов на закупки, реализацию МЦ, принятия заказчиком работ по этапам договоров.
  5. Анализ данных по договорам, подготовка управленческой и корпоративной отчетности с различной группировкой и детализацией данных:
    • отчеты для анализа расчетов – подготовка актов сверки расчетов, отчетов по выполнению и оплате обязательств по договорам, списков дебиторов и кредиторов и т.д.;
    • отчеты по планированию и выполнению заказов, работ – автоматическое формирование планов с различной группировкой, сравнение плана и факта, подготовка справок для начислений премий за выполненные объемы, расчет остатка незавершенного производства и т.д.;
    • отчеты для бухгалтерии – реестры накладных, актов, счетов-фактур, платежных документов, отчеты о незавершенном производстве и т.д.

См. также DIRECTUM: Управление договорами.

Бизнес-заказчики

  • Менеджеры высшего звена;
  • подразделения, ведущую договорную работу (отдел снабжения, отдел сбыта, планово-производственный, сметно-договорной отдел и т.д.);
  • руководители и подразделения, участвующие в согласовании договорных документов (руководители проектов, руководители производственных подразделений, юридический отдел и т.д.);
  • финансовый отдел, бухгалтерия.

Эффект от внедрения бизнес-решения

  1. Менеджеры высшего звена:
    • возможность точного планирования и прогнозирования прибыли от коммерческой деятельности компании;
    • повышения уровня деловой репутации и доверия к компании со стороны партнеров за счет четкого исполнения договоров, недопущение применения штрафных санкций и т.д.
  2. Подразделения, ведущую договорную работу:
    • снижение затрат времени на подготовку и согласования договорных документов, получение информации и контроль состояния этих процессов;
    • эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью;
    • возможность оперативного учета и анализа данных о выполнении и оплате обязательств по договорам в необходимых разрезах;
    • упрощение подготовки данных, требующих анализа большого объема информации или применения сложных алгоритмов – подбор поставщиков, анализ спроса на товары, продукцию и услуги, подготовка списков дебиторов и кредиторов с учетом условий договоров и договоренностей, формирование плана по объемам работ подразделений для выполнения работ по договорам и т.д.;
    • сокращение трудоемкости формирования отчетности по договорам для руководства, других подразделений предприятия, контрагентов.
  3. Руководители и подразделения, участвующие в согласовании договорных документов:
    • контроль корректности содержания документов, использования утвержденных шаблонов, соблюдения регламентов согласования договорных документов;
    • бустрый доступ к единому хранилищу договорных и сопроводительных документов;
    • возможность контроля процесса согласования документов как внутри предприятия, так и с контрагентами.
  4. Финансовый отдел, бухгалтерия:
    • уменьшение нагрузки за счет отсутствия необходимости дополнительной обработки и предоставления данных подразделениям, ведущим договорную работу;
    • возможность автоматического обмена данными по договорам для устранения двойного ввода данных, исключения ошибок – получение данных о планируемых платежах и поступлениях, передача данных о факте оплаты по договорам, получение данных для правильного проведения операций по выполнению и оплате обязательств по договорам и т.д.

Показатели эффективности

Показатель

Единица измерения

Сумма дебиторской задолженности по договорам

тыс.руб.

Сумма кредиторской задолженности по договорам

тыс.руб.

Средний срок внутреннего согласования договорных документов

раб. дн.

Количество несвоевременно выполненных заказов

шт.

Размер штрафных санкций в связи с нарушением условий договоров

тыс.руб.

Снижение стоимости закупаемого оборудования, сырья, товаров, услуг

%

Состав бизнес-решения

Технические решения

Основной функционал:

Дополнительный функционал:

Консалтинговые услуги

Бизнес-консалтинг:

  • изучение и анализ бизнес-процессов "как есть";
  • моделирование бизнес процессов "как будет";
  • разработка нормативно-справочной информации (классификация договоров);
  • разработка регламентов по подготовке и согласованию договорных документов, ведению учета расчетов по договорам;
  • оценка эффективности внедрения.

В качестве специализированных методических материалов, обеспечивающих быстрое и качественное внедрение бизнес-решения, выделяются:

  • анкеты для исследования договорных процессов;
  • комплект типовых регламентов по подготовке и согласованию договорных документов, ведению учета расчетов по договорам;
  • комплект форм внутренней отчетности;
  • методические рекомендации по построению системы управления договорами.

Услуги по внедрению

  • проведение обучения и аттестации ведущих и рядовых пользователей работе в КАС "Бизнес Люкс";
  • проведение обучения и аттестации администраторов и разработчиков КАС "Бизнес Люкс";
  • разработка проектных решений;
  • настройка и адаптация системы согласно проектным решениям;
  • установка системы на рабочие места пользователей;
  • консультирование пользователей и администраторов по работе в системе;
  • управление проектом, консультации по организационным вопросам.