загрузка страницы
 

Внедрение подсистемы "Бюджетное управление" КАС "Бизнес Люкс" в ОАО "Удмуртнефтепродукт"

Исходные данные

ОАО "Удмуртнефтепродукт" (УНП) - крупнейшая компания на рынке нефтепродуктообеспечения Удмуртской республики. Состав предприятия: более 100 автозаправочных станций и 9 нефтебаз, осуществляющих хранение, перевалку и оптовую торговлю нефтепродуктами по всей России.

До начала проекта на предприятии был выстроен процесс бюджетирования, представляющий собой ручное занесение плановых и фактических данных в документы Excel. Основными проблемами в такой реализации процесса являлись:

  • сложность планирования бюджетов из-за многоэтапности процесса - предварительное планирование специалистами каждой нефтебазы, согласование со специалистами Управления, секвестирование бюджета и т.д.;
  • сложность согласования и консолидации бюджетов - "сборка" бюджетов из нескольких документов Excel, изменяющихся в процессе согласования и т.д.;
  • использование единственного бюджета доходов и расходов (без деления на БДР и БДДС) не позволяло корректно контролировать расходы, оплата и списание по которым проходили в разных периодах;
  • трудоемкость контроля платежей на соответствие бюджету – для контроля использования денежных средств Управление ежедневно перечисляло требуемые суммы на расчетные счета нефтебаз на основании предоставленных реестров платежей, но при этом не могло четко проконтролировать соответствие платежей утвержденному бюджету;
  • трудоемкость сбора фактических данных по выполнению бюджетов;
  • отсутствие или низкая достоверность информации для детального анализа бюджетов.

Для оптимизации и автоматизации процессов бюджетирования руководством УНП было выбрало предложение группы компаний НПО "Компьютер" на базе подсистемы "Бюджетное управление" Комплексной автоматизированной системы (КАС) "Бизнес Люкс" и системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Консалтинг

По результатам детального исследования процесса бюджетирования предприятия, специалистами НПО "Компьютер" в рамках проектных решений был выработан ряд рекомендаций по оптимизации процесса:

  • оптимизирована структура бюджетов: для четкого определения объемов оплаты и списания затрат по периодам выделены бюджет платежей и бюджет издержек вместо единого бюджета доходов и расходов;
  • сформирована иерархия центров финансового учета (ЦФУ) и разработаны регламенты участия ЦФУ в планировании и выполнении бюджетов;
  • разработаны и введены в действие регламенты по сбору и согласованию бюджетов, по оформлению и сдаче первичных документов (например, обязательное заполнение ШПЗ в заявках на ремонт оборудования, накладных-требованиях на получение материалов и т.д.), позволяющие усовершенствовать процесс с минимальными затратами для предприятия;
  • определены новые правила учета затрат на бухгалтерских счетах: для адресного учета затрат добавлен новый уровень аналитики по ЦФУ, изменена структура справочника шифров производственных затрат (перечень объектов для отнесения затрат);
  • разработаны методы контроля со стороны Управления за исполнением бюджетов нефтебаз с целью своевременного недопущения нарушений (например, использование заявок на финансирование при выполнении бюджета платежей).

Внедрение

Реализация проекта по внедрению подсистемы "Бюджетное управление" в УНП началась с настройки структуры и форм бюджетов (для нефтебаз: бюджет издержек, бюджет платежей, бюджет доходов и расходов, для Управления: бюджет доходов, бюджет издержек и сводный бюджет доходов и расходов). Для автоматического сбора плановых и фактических значений по элементам бюджетов были созданы единые для всех нефтебаз и Управления расчеты. Сбор данных о выполнении бюджетов был облегчен тем, что все учетные данные хранились в ранее внедренных на предприятии подсистемах КАС "Бизнес Люкс": "Бухгалтерский учет", "Управление финансами", "Управление персоналом", "Управление материальными ресурсами", "Управление расчетами по договорам".

Параллельно с настройкой подсистемы "Бюджетное управление" выполнялись работы по внедрению изменений в части учета затрат в бухгалтерском учете, проведению обучения сотрудников УНП новому порядку процесса бюджетирования с использованием КАС "Бизнес Люкс".

Многоуровневый процесс планирования в КАС "Бизнес Люкс" начинался с планирования руководителями ЦФУ производственных мероприятий (смет по своим направлениям работы) с привязкой к объектам титульного списка, элементам бюджетов. Параллельно специалисты Управления формировали планы реализации для нефтебаз. На основании этих данных экономисты филиала автоматически формировали свои бюджеты. После согласования бюджетов нефтебаз со специалистами Управления, автоматически формировался сводный бюджет доходов и расходов предприятия путем консолидации бюджетов нефтебаз и Управления.

Значительно упростить процедуру согласования бюджетов позволило использование системы DIRECTUM за счет согласования документов в электронном виде и применения электронно-цифровой подписи.

В ходе опытно-промышленной эксплуатации своевременно в установленные регламентом сроки (2 месяца) были сформированы и согласованы бюджеты всех 9 нефтебаз и Управления, получен сводный бюджет предприятия. При этом в процессе были задействовано более 50 пользователей, работающих в территориально-распределенной системе на 10 серверах.

На заключительном этапе внедрения был автоматизирован процесс оперативного контроля исполнения бюджета платежей нефтебаз. Для проведения платежа в КАС "Бизнес Люкс" необходимо было создать заявку на финансирование с указанием производственного мероприятия, элементов бюджетов. При утверждении заявки на финансирование и последующем оформлении платежного поручения система автоматически контролировала превышение лимитов по элементам бюджета платежей. Благодаря этому в Управлении отпала необходимость контролировать расходы нефтебаз ежедневными перечислениями денежных средств на расчетные счета.

Эффект от внедрения

Внедрение подсистемы "Бюджетное управление" в УНП позволило:

  • достичь прозрачности бюджетов за счет максимальной детализации данных – возможен анализ плановых данных до уровня конкретных плановых мероприятий подразделений, с возможностью группировки по объектам титульного списка;
  • автоматически формировать плановые данные на основании информации за предыдущие периоды;
  • автоматически последовательно собирать взаимосвязанные бюджеты благодаря настройке расчетов элементов бюджетов;
  • хранить несколько версий бюджетов, появляющихся в процессе согласования, для обеспечения возможности анализа истории составления бюджета;
  • вести оперативный автоматический контроль исполнения бюджета платежей при оформлении платежных поручений;
  • собирать достоверные фактические значения по элементам бюджетов при минимальном увеличении нагрузки на персонал за счет оптимального распределения функций;
  • четко персонифицировать ответственность за соблюдение плановых значений бюджета, что привело к повышению достоверности фактических данных и точности планирования;
  • уменьшить нерациональное использование финансовых средств предприятия и повысить эффективность управления платежами;
  • значительно сократить трудоемкость бюджетного планирования и формирования отчетных форм за счет автоматизации процесса.

Благодаря полученному эффекту от внедрения КАС "Бизнес Люкс" в УНП были не только сокращены затраты непосредственно на процесс составления и анализа бюджетов, но и за счет оптимизации использования средств повышена эффективность деятельности предприятия в целом.