загрузка страницы
 

Автоматизация бюджетного управления на базе КАС "Бизнес Люкс" в ООО "Газпром трансгаз Чайковский"

Исходные данные

ООО "Газпром трансгаз Чайковский" (ГТЧ) - предприятие по транспортировке газа и обслуживанию газопроводов, входящее в группу предприятий ОАО "Газпром". Имеет 19 филиалов, распределенных по территории Пермского края и Удмуртской республики. Общая численность работников предприятия более 8000 человек.

Отличительной особенностью системы бюджетного управления на предприятиях системы ОАО "Газпром" является ее жесткая регламентация и специфичная методика планирования и калькулирования себестоимости видов деятельности. В составе Администрации ГТЧ выделено более 40 центров финансовой ответственности (ЦФО), занимающихся формированием и распределением операционных бюджетов в рамках общего Бюджета доходов и расходов Общества. Филиалы предприятия в свою очередь принимают непосредственное участие в процессе, через формирование бюджетных заявок и контроль фактического исполнения бюджета. Бюджет доходов и расходов Общества проходит многоэтапное согласование и утверждается в ОАО "Газпром", что вызывает необходимость повторения процесса планирования. В течение года утвержденный Бюджет ежеквартально корректируется.

До начала автоматизации бюджетного управления на базе КАС "Бизнес Люкс" на предприятии был выстроен процесс бюджетирования и финансового планирования, представляющий собой ручное формирование в Excel отчетов с плановыми и фактическими данными, установленного ОАО "Газпром" образца (94-ГАЗ, 36-ГАЗ и т.д.), а также ежемесячное формирование службами заявок на оплату в рамках лимитов бюджета. Основными проблемами такой реализации процесса являлись:

  • большая трудоемкость планирования в разрезе многочисленных уровней аналитики: статьи затрат, элементы затрат, ЦФО, филиалы, места возникновения затрат (МВЗ) и т.д.;
  • отсутствие технической возможности для оценки полной себестоимости каждого подразделения предприятия с учетом прямых затрат и объемов встречных внутрихозяйственных услуг;
  • длительное согласование бюджетов из-за сложности организационной структуры (головная организация, планово-экономический отдел, ЦФО, подчиненные ЦФО службы филиалов, экономисты филиалов и т.д.);
  • отсутствие возможности планирования в режиме "что, если" из-за трудоемкости сценарного анализа, сравнения версий лимитов и распределения затрат;
  • невозможность детального анализа бюджетов из-за сложности сопоставления плановых и фактических данных бухгалтерского учета;
  • значительная трудоемкость и длительные сроки формирования управленческой и корпоративной отчетности по плановым и фактическим данным;
  • сложность контроля соответствия заявок на финансирование и реестров платежей филиалов лимитам годового бюджета.

С намерением устранить существующие проблемы и максимально повысить уровень автоматизации бюджетного управления руководство ГТЧ обратилось к компании НПО "Компьютер", предложившей решение на базе Комплексной автоматизированной системы (КАС) "Бизнес Люкс" и системы электронного документооборота и управления взаимодействием "DIRECTUM".

Консалтинг

По результатам детального исследования процесса бюджетирования на предприятии, специалистами НПО "Компьютер" были разработаны проектные решения, в рамках которых совместно со специалистами ГТЧ были определены направления оптимизации:

  • актуализирована бюджетная структура Общества: определен состав центров финансовой ответственности и их полномочия, проведена инвентаризация базовых классификаторов (МВЗ, элементов и статей затрат), добавлена аналитика на бухгалтерских счетах для адресного учета затрат;
  • адаптированы внутренние регламенты Общества по планированию и калькулированию себестоимости видов деятельности под автоматизацию процесса с использованием КАС "Бизнес Люкс" для оптимизации взаимодействия пользователей всех уровней;
  • разработаны технические решения для калькулирования плановой и фактической себестоимости видов деятельности, формирования пакетов корпоративной отчетности.

Внедрение

На основании согласованных проектных решений специалистами НПО "Компьютер" была проведена адаптация подсистемы "Бюджетное управление" КАС "Бизнес Люкс" под специфику процессов ГТЧ. Параллельно с адаптацией системы осуществлялись работы по внедрению изменений в части учета затрат в бухгалтерском и налоговом учете.

Опытно-промышленная эксплуатация системы для бюджетирования началась с настройки: первоначального заполнения классификаторов, определения уровней и разрезов интерфейса (форм планирования) для многоуровневого и многопользовательского планирования с автоматическим агрегированием данных, прав доступа пользователей. Параллельно с настройкой системы было проведено обучение более 100 пользователей, задействованных в процессе планирования в Администрации общества и 19 удаленных филиалах.

Планирование в КАС "Бизнес Люкс" осуществляется пользователями на разных уровнях в едином интерфейсе в виде настроенных форм планирования. При этом пользователи параллельно могут работать с несколькими версиями бюджетов, создавая вместо одной требуемой версии дополнительные варианты в рамках доведенного бюджета.

Процесс планирования и анализа бюджета в ГТЧ реализован в системе следующим образом:

  • создание базовой версии бюджета - с помощью расчетов в КАС "Бизнес Люкс" экономисты ПЭО формируют базу для планирования на основании плановых или фактических данных предыдущего периода и коэффициентов-дефляторов, доведенных ОАО "Газпром";
  • планирование "снизу-вверх" - на основании детализированных планов работ специалисты ЦФО и служб филиалов вводят в формах планирования бюджетные заявки, автоматически консолидирующиеся в Администрации общества в предварительную версию бюджета;
  • создание версии бюджета для согласования с ОАО "Газпром" - с учетом заявок ЦФО и базовой версии бюджета экономисты ПЭО Администрации формируют в формах планирования бюджет Общества на уровне элементов затрат, производят калькуляцию плановой себестоимости видов деятельности и автоматически получают пакет корпоративной отчетности для головной организации;
  • планирование "сверху-вниз" - при секвестировании бюджета Общества со стороны ОАО "Газпром", специалисты ПЭО производят в формах планирования распределение утвержденных лимитов между ЦФО и филиалами ГТЧ;
  • создание окончательной версии бюджета - по завершении процесса распределения бюджета и определения объемов встречных услуг производится окончательная калькуляция плановой себестоимости видов деятельности и повторно формируется комплект отчетности;
  • анализ исполнения бюджета – по завершении бюджетного периода экономисты ПЭО формируют комплект отчетности по исполнению бюджета, в которой отражаются фактические значения, полученные на основании данных бухгалтерского учета в необходимых разрезах (МВЗ, элементы и статьи затрат и т.д.).

Все работы по автоматизации бюджетирования на базе КАС "Бизнес Люкс" были реализованы за 5 месяцев. В установленные внутренним регламентом Общества сроки был сформирован комплект управленческой и корпоративной отчетности (Бюджет доходов и расходов, 94-газ "Сводная смета собственных затрат", "Экономические показатели деятельности (Э-19)", "Смета совокупных затрат" и т.д.). На заключительном этапе внедрения был автоматизирован процесс согласования бюджетных заявок и уведомления об утверждении лимитов между ПЭО и ЦФО при помощи системы DIRECTUM. Для удобного предоставления информации высшему руководству добавлено отображение показателей процесса бюджетирования в модуле "Управление показателями эффективности" КАС "Бизнес Люкс".

Более того, внедрение системы планирования и исполнения бюджета по ЦФО, сделало возможным повышение качества управления финансами Общества за счет автоматического контроля бюджетных лимитов в договорах, заявках на финансирование и реестрах платежей Общества.

Эффект от внедрения

Внедрение КАС "Бизнес Люкс" позволило Обществу достичь следующих эффектов:

  • усовершенствовать процесс формирования и корректировки бюджетов за счет использования специальных форм планирования, исключения многократного дублирования ввода информации и согласованности действий пользователей;
  • сократить влияние человеческого фактора и снизить вероятность ошибок при агрегировании планов ЦФО, филиалов и формировании консолидированной отчетности;
  • повысить точность и прозрачность процессов управления затратами за счет реализации оценки полной себестоимости каждого подразделения с учетом объемов встречных внутрихозяйственных услуг;
  • проводить анализ в режиме "что, если", составляя при планировании 2-3 вспомогательные версии бюджетов, для обеспечения высокой скорости реакции на изменения экономических условий функционирования предприятия;
  • привести систему планирования себестоимости и контроля исполнения бюджетных показателей в полное соответствие с методическими рекомендациями ОАО "Газпром";
  • сократить в десятки раз время подготовки комплектов управленческой и корпоративной отчетности за счет автоматической консолидации данных в системе.