загрузка страницы
 

Комплексные автоматизированные системы: Процесс внедрения

В предыдущем номере мы говорили, что построение полноценной комплексной информационной системы в большей степени зависит не столько от «названия» программного комплекса, сколько от качества внедрения.

Проблема часто бывает в том, что предприятие, купив даже самую мощную западную систему, не получает ожидаемого эффекта. Например, внедрен оказывается только бухгалтерский учет или того хуже система поставлена, прошла опытную эксплуатацию, но потом ее забросили - оказалась слишком сложна или малопригодна. О нормальном внедрении можно говорить, только если система начинает использоваться практически на каждом рабочем месте предприятия в реальном режиме работы.

О нормальном внедрении можно говорить, только если система начинает использоваться практически на каждом рабочем месте предприятия в реальном режиме работы.

Необходимо понимать, что внедрение системы связано со значительными изменениями в работе предприятия, и при принятии решения о начале этого процесса сначала нужно оценить готовность компании к ним. Одним из важнейших индикаторов, показывающих готовность предприятия к внедрению, - энтузиазм кого-то из руководителей верхнего уровня.

Почему так важно участие руководителя? Дело в том, что комплексная автоматизированная система (КАС) требует упорядочивания бизнес-процессов предприятия, на котором она внедряется. Поэтому внедрение КАС невозможно и бессмысленно без управленческих реформ. Инициировать же их и контролировать могут только руководители предприятия. Как правило, внедрение системы требует обучения, дополнительной работы и эмоционального напряжения сотрудников. Все то, что может подразумеваться под словосочетанием "человеческий фактор", должно приниматься во внимание. Поэтому от руководства требуется не только контролировать, но и стимулировать ход внедрения.

Одним из важнейших индикаторов, показывающих готовность предприятия к внедрению, - энтузиазм кого-то из руководителей верхнего уровня.

Для минимизации отрицательных эффектов при внедрении на основе многолетнего опыта автоматизации предприятий в НПО «Компьютер» была разработана собственная технология внедрения. Процесс внедрения разбивается на 2 этапа, в которых четко расписываются все организационные моменты:

  • Подготовительный этап;
  • Опытная эксплуатация.

Подготовительный этап включает в себя начальные организационные мероприятия и обследование предприятия. В процессе обследования изучаются особенности предметной области, документооборот предприятия и другие характеристики. В результате разрабатывается проект системы и план внедрения.

До недавнего времени подготовительный этап создавал много проблем: Заказчик не понимал, зачем он должен платить за какую-то бумагу. Но проект является сложным документом, который определяет какой должна быть будущая система, чтобы достичь эффекта в масштабе всего предприятия. Отсутствие или недостаточное внимание к проекту системы может грозить провалом, как мы описывали в начале, либо переделками, которые повлекут весьма существенные затраты. Далее в соответствии с разработанным планом идет обучение персонала, детальное распределение функций по работе в системе, разработка структуры основных справочников, необходимая модификация.

На этапе опытной эксплуатации проводится настройка системы: заполнение основных справочников, ввод начальных остатков, конвертация данных из существующих программ и т.д. Проверяется работа системы в реальном режиме за определенный период времени, возможно с дублированием работы по-старому.

Важен не только сам факт заинтересованности руководства, но и непосредственное участие в управлении проектом.

Руководителю предприятия следует понимать, что процесс внедрения почти наверняка будет воспринят персоналом «в штыки». Во-первых, специалистам придется отвлекаться от работы, выполнение которой с них, тем не менее, будут требовать. Во-вторых, произойдет ломка межличностных отношений, которые подчас являются капиталом, результатом многолетних усилий сотрудников. В этот момент становится важен не только сам факт заинтересованности руководства, но и непосредственное участие в управлении проектом. Потому очень важными являются предусмотренные технологией внедрения НПО «Компьютер» собрания рабочих групп проекта, включающих кроме руководства специалистов АСУ и участников группы внедрения от предприятия.

Периодически возникает вопрос: «А нельзя ли обеспечить все внедрение силами самого Заказчика, если технология внедрения известна?». На самом деле есть несколько причин, которые подтверждают необходимость участия внешних консультантов для проведения внедрения КАС:

  • Проявляется эффект «свежего взгляда»;
  • Проще решаются организационные вопросы (мнение внешних консультантов воспринимается лучше);]
  • Специалист Заказчика разделяют ответственность с профессионалами;
  • Внешние консультанты имеют более богатый опыт проектирования и внедрения систем (в т.ч. в вопросах реорганизации и распределения функций внутри предприятия);
  • Для запуска системы требуется больше специалистов, чем для текущей работы.

При этом не умаляется важность участия специалистов Заказчика, которые в процессе внедрения лучше узнают и обучаются системе и способны далее проводить настройку и развитие системы своими силами. Ведь жизненный цикл Комплексной Автоматизированной Системы на этапе внедрения только начинается. И следующая статья будет посвящена стоимости совокупного владения системой.

Опубликовано: Журнал "Свое дело" № 4/2002.