загрузка страницы
 

Информационная система ООО "Газпром трансгаз Чайковский"

Исходные данные

ООО "Газпром трансгаз Чайковский" (ранее ООО "Пермтрансгаз") - предприятие по обслуживанию газопроводов на территории Пермского края и Удмуртской республики. Занимает второе место в "Газпроме" по объему транспортируемого газа. В его составе 19 структурных подразделений-филиалов.

Численность работающих составляет более 8000 человек. Общая протяженность магистральных газопроводов, обслуживаемых ООО "Газпром трансгаз Чайковский", составляет более 10 000 километров.

На момент начала работы положение дел, в разрезе участков, выглядело следующим образом:

  • Управление материальными запасами. Отсутствовали как единый номенклатурный классификатор, так и система оперативного отслеживания остатков и движения материальных ценностей, что при большом количестве складов (в т.ч. удаленных на сотни километров) делало невозможным получение достоверной картины об имеющихся остатках. В результате появлялось большое количество неликвидов и производились необоснованные закупки.
  • Управление финансами. На предприятии не было утверждено четкого порядка оформления и отслеживания оплаты, отсутствовала единая форма представления на оплату. Все это, в условиях большего количества платежей, сложной организационной структуры предприятия, различных форм оплаты приводило к тому, что финансовая служба не имела информации о произведенных платежах, а по платежу невозможно было быстро определить, за что и по чьей инициативе он произведен.
  • Управление договорами. На предприятии не существовало системы учета расчетов в разрезе договоров. Отделы, принимающие акты выполненных работ, не имели заинтересованности в своевременной сдаче их в бухгалтерию, из бухгалтерской отчетности невозможно было получить задолженность по конкретному договору. В результате отсутствовала возможность отследить выполнение условий договора (наличие предоплаты, сроки поставки, лимиты и пр.) и предотвратить негативные для предприятия последствия.
  • Бухгалтерский учет. В бухгалтерии работало большое количество локальных программ. При этом состав плана счетов и справочников (например, организаций или статей затрат) определялся каждым бухгалтером по своему усмотрению. В результате невозможно было получить как единую бухгалтерскую отчетность (например, книга покупок состояла из 5 независимо сформированных частей), так и составить акт сверки со сторонней организацией. Кроме того, "кусочная" автоматизация, делая комфортной работу рядовых бухгалтеров, добавляла работу по сведению отчетности при формировании баланса.
  • Управление кадрами. В отделе кадров и трудовых отношений, отделе труда и заработной платы, бухгалтерии и других подразделениях Общества использовались разрозненные и часто несогласованные данные, отсутствовала единая база данных по работникам. Как следствие невозможно было проводить анализ роста и стимулирования кадров, из-за ручного формирования документов были большие затраты на документооборот, сложности при подготовке отчетов.

Автоматизация на предприятии (даже внутри Администрации) носила кусочный характер. Кто, с какими программами работает и где они расположены, подчас не знал даже их разработчик. Большая численность персонала ИВЦ и узкая направленность специалистов (по отделам и локальным программам) делали процесс получения согласованной информации по разным отделам практически невозможным.

Решение

Работа по созданию информационной системы ООО "Газпром трансгаз Чайковский" на базе КАС "Бизнес Люкс" началась весной 2000 года. Проведение обследования предприятия позволило выделить следующие этапы работ:

  1. Внедрение подсистемы "Управление материальными ресурсами" в Управлении материально-технического снабжения и комплектации (УМТСиК), а также внедрение подсистем "Управление финансами" и "Управление расчетами по договорам" в Администрации Общества и УМТСиК.
  2. Внедрение подсистемы "Бухгалтерский учет" в Администрации и УМТСиК.
  3. Внедрение модуля "Управление кадрами" подсистемы "Управление персоналом" в Администрации и УМТСиК.
  4. Внедрение подсистем "Управление материальными ресурсами", "Бухгалтерский учет" в филиалах Общества.
  5. Внедрение модуля "Управление кадрами" подсистемы "Управление персоналом в филиалах Общества.

Перед началом работ по каждому из этапов производилась детальное изучение бизнес-процессов, разработка и утверждение проектных решений, различных нормативных документов, упорядочивающих бизнес-процессы. Так были разработаны и утверждены к обязательному применению во всех филиалах: единый план счетов бухгалтерского учета, классификаторы номенклатуры, статей затрат, шифров производственных затрат, порядок оформления заявок на финансирование в Администрации общества, порядок работы с документами по движению МЦ в УМТСиК и других филиалах. На каждом из этапов построения ИС на каждое рабочее место разрабатывались дополнения к должностным инструкциям, различные методические материалы, касающиеся использования ИС.

Контроль процесса внедрения осуществлялся путем проведения организационных мероприятий, например, общие собрания для руководителей различного ранга, для поддержания информированности о протекании процесса внедрения, для донесения до каждого общей цели проводимых мероприятий.

Первые результаты внедрения КАС "Бизнес Люкс" в Администрации и УМТСиК были следующие:

  • в целом - был упорядочен документооборот между этими структурными подразделениями Общества, отделами внутри них;
  • в подсистеме "Управление финансами" - разработана система оформления и отслеживания оплаты;
  • в подсистеме "Управление расчетами по договорам" - структурирована система учета расчетов по договорам;
  • в подсистеме "Управление материальными ресурсами" - разработан классификатор номенклатуры, настроено оперативное получение информации об остатках и движении ТМЦ на удаленных складах, снижен процент неликвидов на складах;
  • в подсистеме "Бухгалтерский и налоговый учет" - объединение всех участков бухгалтерского учета в единой базе позволило сократить время, необходимое для подготовки бухгалтерской отчетности;
  • в модуле "Управление кадрами" - за счет создания единой базы работников оптимизировано использование и поиск кадров, снижены издержки бумажного документооборота, формирование сводных данных.

Процесс пилотного внедрения, в одном - двух филиалах, которое затем тиражируется на остальные подразделения, уже положительно зарекомендовал себя при построении информационных систем других предприятий, использующих КАС "Бизнес Люкс". При создании ИС ООО "Газпром трансгаз Чайковский" данный подход полностью оправдал себя.

Положительный эффект от пилотного внедрения подсистем "Управление материальными ресурсами", "Управление расчетами по договорам", "Бухгалтерский и налоговый учет" и "Управление персоналом" в Администрации и УМТСиК позволил руководству ООО "Газпром трансгаз Чайковский" принять решение по тиражированию данного контура в остальных филиалах предприятия.

Основной задачей процесса тиражирования КАС "Бизнес Люкс" явилось соблюдение сжатых сроков выполнения работ. Для соблюдения этого условия был проведен анализ специфики структурных подразделений, выработан типовой проект внедрения, что позволило удачно включить в единое информационное пространство все филиалы. В среднем внедрение каждого филиала занимало 3 месяца, параллельно велись работы по тиражированию системы на 3 филиалах, что дало возможность за 2 года завершить работы по тиражированию системы.

Развитие

После решения первоначально поставленных задач начался новый виток в развитии информационной системы ООО "Газпром трансгаз Чайковский", ориентированный на расширение функционала. Руководством предприятия было принято решение об автоматизации следующих участков хозяйственной деятельности:

  • Бюджетирование: планирование и калькулирование себестоимости. В связи с усовершенствованием системы управления затратами в ОАО "Газпром" был усложнен процесс бюджетирования в Обществе. В соответствии с методическими рекомендациями необходимо было планирование и калькулирование себестоимости видов деятельности осуществлять в разрезе многочисленных уровней аналитики (статей и элементов затрат, мест возникновения затрат), формировать более детальную отчетность и т.д. При текущей организации процесса формирования Бюджета доходов и расходов (БДР) с использованием Excel и сложной организационной структуре Общества это было чрезвычайно трудоемко.
  • Управление транспортом. Транспортные подразделения филиалов Общества эксплуатируют более 2500 единиц автотранспортной техники, в том числе специальной автомобильной техники, используемой при обслуживании, ремонте газопроводов. Трудоемкими операциями являлись определение объема и структуры затрат на эксплуатацию транспортных средств, анализ эффективности использования парка.
  • Метрологический учет. Большой приборный парк, состоящий более чем из 65 000 единиц, диктовал потребность в создании единой базы данных по средствам измерения, автоматизации формирования графиков плановых работ, а также анализе статистики по имеющемуся приборному парку.
  • Управление капитальным строительством и ремонтом. Растущие объемы транспортировки газа предъявляли новые требования по планированию капитального строительства и ремонта объектов, контролю выполнения планов. Требовалось снижение трудоемкости поиска необходимой информации по стройкам, формирование отраслевой отчетности.
  • Расчет зарплаты. При расчете зарплаты практиковалось ручное занесение данных по отработанному времени на основании сформированных в КАС "Бизнес Люкс" кадровых табелей, ручной расчет размера единовременного поощрения и 13-й зарплаты на основании выделенного фонда, трудоемкое формирование выборок для отчетности, ручной ввод проводок на базе отчетов.
  • Бюджетирование: платежный баланс. Построение Платежного баланса (БДДС) требовало от специалистов финансового отдела напряженной работы с многочисленными отчетами, ручной конвертации лимитов БДР, постоянного обращения к специалистам планово-экономического отдела, в случае изменения значений статей БДР. Процесс согласования лимитов финансирования по отделам Администрации и филиалам был сложным и растянутым во времени. Большие сроки и объемы планирования затрудняли вариантный анализ, т.к. сравнение различных версий бюджетов требовало работы с многочисленными отчетами.

На основании этого были выделены этапы работ, которые на сегодняшний день реализованы в следующем объеме:

  1. Внедрение модуля "Планирование и калькулирование себестоимости" подсистемы "Бюджетное управление". Завершено внедрение в Администрации и всех 19 филиалах Общества. В результате более 100 пользователей осуществляют планирование на разных уровнях в едином интерфейсе в виде настроенных форм планирования, обеспечивающих автоматическое агрегирование данных, возможность параллельной работы с несколькими версиями лимитов и т.д. Процесс автоматизирует все этапы планирования в соответствии с методическими рекомендациями ОАО "Газпром", в том числе секвестирование бюджета по результатам согласования, формирование полного комплекта управленческой и корпоративной отчетности (Бюджет доходов и расходов, 94-газ "Сводная смета собственных затрат", "Экономические показатели деятельности (Э-19)", "Смета совокупных затрат" и т.д.). Параллельно с внедрением подсистемы "Бюджетное управление" были внесены изменений в части учета затрат в бухгалтерском и налоговом учете. Для сокращения сроков подготовки, согласования и корректировки плановых данных настроено уведомление пользователей об изменении данных через DIRECTUM.
  2. Внедрение подсистемы "Управление транспортом". Завершено внедрение в Администрации и уже 7 из 15 филиалов Общества, имеющих транспортные подразделения. В рамках внедрения автоматизированы бизнес-процессы по учету автотранспортной техники, регистрации путевых листов и простоев, учету работы водителей, учету ремонтов, а также анализ использования автопарка, планирование потребности в материальных ресурсах (топливо, запчасти), планирование и контроль проведения плановых ремонтов. Для оптимизации работы диспетчеров применена технология штрих-кодирования путевых листов, что позволило печатать их в потоковом режиме, ускорить обработку документов после сдачи водителем, а также оперативно отражать информацию в системе при прохождении путевых листов через механиков, операторов АЗС и т.д. Завершения тиражирования решения по филиалам Общества запланировано в 2010 году.
  3. Внедрение модуля "Метролог+". Завершено внедрение в Администрации и всех 19 филиалах Общества. В результате специалисты могут контролировать состояние и местонахождение приборов, анализировать потребность плановых работ, оценить комплектность и провести замену с привлечением резерва. У руководства появилась возможность оперативно собирать информацию, накапливать статистику с целью формирования более надежного приборного парка.
  4. Внедрение подсистемы "Управление капитальным строительством и ремонтом". Завершено внедрение в Администрации и филиале УМТСиК. Автоматизация обеспечила получение специалистами своевременной достоверной информации по состоянию работ на объектах, оперативный контроль выполнения планов и анализ данных по выполнению и оплате. В результате руководство может более точно и обоснованно принимать решения о текущих и будущих затратах на капитальное строительство и ремонты.
  5. Внедрение модуля "Расчет зарплаты". Завершено внедрение в Администрации и 8 филиалах Общества. Внедрение позволило сократить время на формирование данных для расчета зарплаты в 3-4 раза, снизить трудоемкость формирования проводок, повысить точность и снизить до минимума вероятность возникновения ошибок при расчете зарплаты. Кроме того, из системы автоматически формируется отраслевая отчетность (109-газ, 37-год, 68-газ). Работы по тиражированию модуля в других филиалах Общества будут завершены в 2010 году.
  6. Внедрение модуля "Бюджетирование" подсистемы "Бюджетное управление". Завершен подготовительный этап и подписаны проектные решения, обеспечивающие построение единой многоуровневой системы финансового планирования. В ходе внедрения будут объединены в едином информационном пространстве процессы формирования БДР и Платежного баланса. Благодаря автоматизации будет упрощен процесс формирования лимитов Платежного баланса за счет синхронизации с БДР, сокращены потери времени на согласование плановых лимитов затрат и финансирования, расширены аналитические возможности информационной системы.

Результаты

Генеральный директор ООО "Газпром трансгаз Чайковский" В.А. Чичелов: "Объединение подразделений в единую информационную систему дало предприятию значительные выгоды, не сравнимые с иными капиталовложениями."

Сегодня КАС "Бизнес Люкс" является реальной основой системы управления ООО "Газпром трансгаз Чайковский", которая эффективно развивается вместе с предприятием (постоянно расширяется функционал за счет включения новых модулей в единое информационное пространство), что в результате позволяет принимать взвешенные и обоснованные решения руководителям различных уровней: от генерального директора до начальника отдела.

Вот что говорит Генеральный директор ООО "Газпром трансгаз Чайковский" В.А. Чичелов: "Объединение подразделений в единую информационную систему дало предприятию значительные выгоды, не сравнимые с иными капиталовложениями. Любую информацию в любом разрезе я получаю практически немедленно и, что самое главное, она достоверна и точна".

На сегодняшний день в едином информационном пространстве, базирующемся на КАС "Бизнес Люкс" с использованием единой методологии работы, единой нормативно справочной информации работает более 1000 пользователей в Администрации общества и 19-ти филиалах, в подразделениях всех уровней от управления до основного и вспомогательного производства. Помимо этого более 500 пользователей Администрации и филиалов пользуются системой электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, бесшовно интегрированной с КАС "Бизнес Люкс" за счет использования единого инструмента разработки IS-Builder.

Все филиалы ООО "Газпром трансгаз Чайковский" оперативно обмениваются информацией в режиме off-line, с помощью механизма репликации: вся информация о финансово-хозяйственной деятельности филиалов аккумулируется в Администрации Общества и в необходимом объеме передается в филиалы.

Диплом специалиста ПТГ за доклад на конференции Новые технологии в газовой промышленности

Работа в едином информационном пространстве позволила значительно упростить сведение единой отчетности в Администрации – реализована возможность автоматического формирования консолидированного баланса, анализа данных об остатках материальных ценностей на складах филиалов. В каждом филиале документооборот приведен к общей схеме за счет использования единого плана счетов, общих справочников (статьи затрат, элементы затрат, места возникновения затрат, классификатор номенклатуры, организации и др.), одинаковых методов работы с системой. Использование КАС "Бизнес Люкс" повысило взаимозаменяемость сотрудников не только в рамках одного подразделения одного филиала, но и в рамках всего Общества, дав руководству возможность более гибко проводить ротацию персонала.

При этом специалисты службы автоматизации информационных технологий (САИТ) Общества самостоятельно поддерживают и развивают ИС, используя высокоуровневый предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder, на котором построена КАС "Бизнес Люкс". Так, например, сотрудниками САИТ при сотрудничестве с отделом управления имуществом и ценных бумаг был разработан и внедрен новый модуль КАС "Бизнес Люкс" "Управление имуществом". Данное решение было высоко оценено экспертами на Шестой Всероссийской конференции молодых ученых, специалистов и студентов по проблемам газовой промышленности России и удостоено диплома в секции "Актуальные проблемы работы предприятий газовой отрасли в условиях рыночной экономики".

Информационная система ООО "Газпром трансгаз Чайковский" на сегодняшний день является крупнейшим комплексным решением в отрасли, а по соотношению функционал/стоимость превосходит в разы существующие аналогичные проекты.