загрузка страницы
 

Информационная система ОАО "Удмуртнефтепродукт"

Исходные данные

ОАО "Удмуртнефтепродукт" - это крупнейшая компания в Удмуртии, занимающаяся хранением, перевалкой и торговлей всеми видами топлива. В собственности предприятия более 100 автозаправочных станций и 9 нефтебаз, расположенных по всей территории Удмуртии.

Функции между Управлением и нефтебазами распределены следующим образом: Управление определяет стратегию развития предприятия и осуществляет оперативное управление, в рамках которого нефтебазы осуществляют свою деятельность. Например, специалисты Управления заключают договора, формируют отпускные цены на нефтепродукты, на основании которых нефтебазы отражают поступление и реализацию нефтепродуктов.

Основной проблемой руководства предприятия было отсутствие оперативной информации о движении нефтепродуктов на нефтебазах и АЗС, необходимой для принятия управленческих решений. Кроме того, отсутствие единой системы учета финансово-хозяйственных операций в Управлении и на нефтебазах, рассогласованность данных по внутрихозяйственным расчетам затрудняло формирование сводной бухгалтерской отчетности.

Существовавшее программное обеспечение имело характер "кусочной" автоматизации и не позволяло решить имевшиеся проблемы. Информация о финансово-хозяйственной деятельности нефтебаз поступала в Управление с запозданием от недели до месяца после свершения операции. К тому же сам сбор информации отнимал много времени у сотрудников нефтебаз на подготовку выборок, у сотрудников Управления - на формирование итоговых отчетов.

Решение

Начало построения комплексной информационной системы предприятия совпало с новым этапом в истории ОАО "Удмуртнефтепродукт", который начался в августе 1999 года, когда в руководство компании пришли новые люди — команда молодых менеджеров. Их опыт ведения бизнеса в современных условиях привнес новые решения в управление предприятием, открыл акционерному обществу новые перспективы.

Существующая сегодня система является крупнейшим информационным проектом отрасли на территории России

После анализа потребностей, осенью 1999г. руководством ОАО "Удмуртнефтепродукт" было принято решение о необходимости построения единой информационной системы управления предприятием. Фирма НПО "Компьютер", выбранная на основании проведенного тендера, в апреле 2000 года начала с полного обследования предприятия и разработки концепт-проекта информационной системы (ИС). Были выделены цели построения ИС предприятия, определено возможное распределение функций по управлению предприятием в рамках комплексной автоматизированной системы, принципы и этапы построения ИС предприятия, выработаны рекомендации по структуре вычислительной сети и набору аппаратного обеспечения.

Внедрение решено было разделить на несколько этапов:

1. Пилотный проект:

  • Перевод нефтебаз на единый план счетов и методологию учета. Внедрение подсистемы "Бухгалтерский учет" в управлении и на Ижевской нефтебазе, как образце для внедрения на остальных нефтебазах.
  • Внедрение подсистемы "Бухгалтерский учет" на Камбарской нефтебазе, как самой крупной перевалочной нефтебазе, имеющей свою специфику.
  • Внедрение подсистемы "Управление материальными ресурсами" (в т.ч. нефтепродуктами) в Управлении и на Ижевской нефтебазе. Разработка специализированных модулей "Управление запасами нефтепродуктов" и "Управление товарооборотом".
  • Внедрение подсистемы "Управление материальными ресурсами" на Камбарской нефтебазе. Адаптация специализированных модулей с учетом специфики перевалки.
  • Внедрение системы оперативных расчетов с партнерами (подсистемы "Управление финансами" и "Управление договорами") в Управлении и на Ижевской нефтебазе.

2. Тиражирование на остальные нефтебазы подсистем "Бухгалтерский учет", "Управление материальными ресурсами", "Управление расчетами по договорам".

3. Внедрение подсистемы "Электронный документооборот".

4. Внедрение подсистемы "Управление персоналом" (модулей управления кадрами и расчета зарплаты).

5. Внедрение подсистемы "Бюджетирование".

Перед началом каждого этапа внедрения проводилось обучение пользователей работе с системой. Специалисты информационного отдела Управления и программисты нефтебаз прошли обучение по курсу ведущих пользователей, администраторов и разработчиков КАС "Бизнес Люкс". Кроме программистов на ведущих пользователей были обучены и аттестованы 1-2 специалиста из каждого подразделения, которое работает с системой.

Была разработана единая информационно-справочная база ОАО "Удмуртнефтепродукт" (единый план счетов, справочник организаций, справочник и классификатор номенклатуры и др.), что позволило получать сводные данные по Управлению и нефтебазам.

Важнейшим фактором успешного проекта было то, что руководство ОАО "Удмуртнефтепродукт" активно участвовало в процессе внедрения, в том числе применялись и денежные формы поощрения сотрудников.

Пилотный проект занял полтора года. За этот период в Управлении, на Ижевской и Камбарской нефтебазах были внедрены подсистемы "Бухгалтерский учет", "Управление материальными ресурсами", "Управление договорами", "Управление финансами", разработан и отлажен специализированный модуль учета нефтепродуктов. При этом в процессе внедрения совершенствовалась не только автоматизированная система, но и сама система постановки учета финансово-хозяйственных операций.

На следующих нефтебазах одновременное внедрение подсистем "Бухгалтерский учет", "Управление материальными ресурсами" и "Управление договорами" занимало три месяца (от начала обучения персонала и составления проекта внедрения до завершения опытной эксплуатации). В результате за 12 месяцев (с марта 2002г. по март 2003г.) была внедрена система еще в 8-ми филиалах.

На настоящий момент в Управлении и во всех филиалах (в распределенном режиме на 11-ти серверах) также работает Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM на 130 рабочих местах: ведется электронный архив документов, формируются и отслеживаются задания исполнителям, автоматизированы функции регистрации документов в канцелярии. Причем движение документов обеспечивает как вертикальные, так и горизонтальные связи. Задания передаются как от руководства Управления руководителям подразделений или руководству нефтебазы, так и между исполнителями Управления и нефтебазы.

Система DIRECTUM тесно интегрирована с КАС "Бизнес Люкс". Используются единые справочники работников, подразделений, организаций, договоров и т.д. При построении бизнес-процессов активно используется возможность вкладывать в задания DIRECTUM ссылки на записи справочников и документов КАС "Бизнес Люкс", а также сохранять в DIRECTUM и подписывать электронной цифровой подписью итоговые отчеты КАС "Бизнес Люкс".

Завершено тиражирование подсистемы "Управление персоналом" КАС "Бизнес Люкс". Внедрение модуля "Управление кадрами" позволило существенно упростить во многом централизованную работу с персоналом в целом по ОАО "Удмуртнефтепродукт" (формирование в Управлении штатного расписания по всем филиалам и приказов по кадровому составу руководства филиалов, поиск и подбор персонала из всего штата ОАО "Удмуртнефтепродукт" для более эффективного использования собственных кадровых резервов и т.п.). А использование модуля "Расчет зарплаты" позволило стандартизировать алгоритмы расчета начислений, удержаний и налогов во всех филиалах, сократить количество ошибок, а также значительно упростить анализ данных по начислениям зарплаты в финансово-экономической службе Управления.

Внедрена подсистема "Бюджетное управление". Предварительно специалистами компании НПО "Компьютер" был разработан проект внедрения данной системы, в процессе которого была проанализирована система бюджетирования, существовавшая на предприятии ранее в виде форм Excel.

В качестве основных целей проекта были выделены:

  • упрощение процесса формирования и согласования бюджета за счет использования при планировании данных КАС "Бизнес Люкс", а также перевода согласования документов в электронный вид с использованием системы DIRECTUM и средств ЭЦП;
  • автоматический оперативный контроль за выполнением бюджета при проведении платежей;
  • автоматическое формирование данных о выполнении бюджета и возможность детализации.

В проекте были пересмотрены: состав бюджетов, порядок их формирования, ответственность сотрудников предприятия за соблюдение бюджета, порядок учета затрат в бухгалтерском учете и изменение документооборота для сбора факта по выполненным бюджетам. Утверждены новые, предусмотренные проектом, регламенты. Проведены выездные семинары на всех нефтебазах по обучению сотрудников новым процессам бюджетирования.

В результате внедрения значительно упростился анализ данных, полученных при расчете плановых и фактических значений, а также появилась возможность переключения контрольных функций по соблюдению бюджетных расходов со специалистов Управления на систему.

Результаты

В настоящий момент работает 248 рабочих мест КАС "Бизнес Люкс" и более 130 рабочих мест DIRECTUM в Управлении и 11-ти филиалах (13 удаленных серверов). Обмен данными между Управлением и филиалами происходит в режиме off-line 2-4 раза в день (для каждой нефтебазы установлен свой график репликации в соответствии с объемами и важностью информации). Это позволяет специалистам Управления иметь оперативную информацию о движении и наличии нефтепродуктов на нефтебазах, выполнении обязательств по договорам. Разработан регламент ввода документов в систему, который дисциплинирует сотрудников предприятия, позволяет избегать "авралов" в отчетный период.

Финансовый директор ОАО "Удмуртнефтепродукт" Пьянков А.Я.: "На основании данных из системы специалисты Управления теперь могут строить весь необходимый анализ …"

Вот что говорит руководитель проекта от ОАО "Удмуртнефтепродукт" финансовый директор Пьянков А.Я. об эффекте, полученном от внедрения системы на предприятии: "На основании данных из системы специалисты Управления теперь могут строить весь необходимый анализ, например, управлять дебиторской и кредиторской задолженностью… Внедрение – это, с одной стороны, изучение ситуации, постановки задачи; с другой - расстановка всего на конкретные места. В ходе внедрения была пересмотрена структура документооборота, функции людей на рабочих местах, хотя первоначально не ставилась такая задача… Некоторые вещи делали "на глаз", и когда их начали алгоритмизировать, а "бардак", как известно, запрограммировать нельзя, то пришлось наводить порядок, выяснять, а как это должно делаться…".

Внедрение комплексной автоматизированной системы позволило внедрить на предприятии новые централизованные формы управления, использование которых без КАС привело бы к значительному повышению трудоемкости работ как в филиалах, так и в Управлении. Например, централизованное заключение договоров реализации, управление дебиторской задолженностью с запретом отпуска с любой НБ по распоряжению Управления; сводный расчет налогов без введения централизованной бухгалтерии и т.д.

Развитие

Развитие предприятия идет непрерывно и все нововведения в обязательном порядке находят отражение в информационной системе предприятия.

Ведущие пользователи, администраторы и разработчики Управления, которые принимали активное участие во внедрении, теперь не только сопровождают систему в Управлении и на всех нефтебазах, но развивают ее, добавляя новые функциональные возможности с использованием инструмента IS-Builder. Так собственными силами специалистов отдела ИТ была реализована интеграция с ПО клиент-банк, процессингового центра (работа с клиентами по пластиковым картам), центра эмиссии (расчеты с покупателями по талонам), ПО АЗС и т.д.

В свою очередь развивающаяся информационная система также способствует появлению новых методов управления, не доступных ранее при ручном учете. Внедрение новых задач по-прежнему поручается специалистам компании НПО "Компьютер", оказывающих как техническую так и консалтинговую поддержку проектов.

ОАО УдмуртНефтеПродукт: отгрузка с НПЗ и Камбарской нефтебазы нефтепродуктов, бензинов, дизтоплива, битумов, мазутов, моторных масел.

ОАО "УдмуртНефтеПродукт" - оперативная отгрузка ГСМ с НПЗ и собственной перевалочной нефтебазы Камбарка.Поставка нефтепродуктов: дизельное топливо, бензин, мазут, битум и моторные масла.