загрузка страницы
 

Бюджетное управление

Бюджетирование это современный инструмент управления, направленный на построение на предприятии единой системы среднесрочного и оперативного планирования, контроля и анализа затрат, доходов и финансовых результатов.

Бюджетирование позволяет решать следующие задачи:

  • уменьшение нерационального использования средств предприятия;
  • персонификация ответственности за соблюдение плановых показателей и отклонения от них;
  • более точное определение мест возникновения отклонений;
  • оперативное отслеживание отклонений факта от плана и своевременное принятие решений.

Подсистема "Бюджетирование" КАС "Бизнес Люкс" обеспечивает оптимальную организацию бюджетирования на предприятии: полный цикл среднесрочного планирования от проектирования и формирования структуры бюджетов до проведения план-фактного анализа.

Организация бюджетирования

Формирование финансовой и бюджетной структуры

На данном этапе определяется и формируется финансово-бюджетная структура компании. Выделяются структурные подразделения предприятия, которые будут непосредственно участвовать в планировании бюджетов и осуществлять контроль их исполнения, центры финансового учета (ЦФУ). Определяется перечень операционных и финансовых бюджетов (виды бюджетов), задается их структура, устанавливаются взаимосвязи между бюджетами.

Бюджетное планирование

Сбор плановых данных является основой для формирования бюджетов. Подсистема "Бюджетирование" КАС "Бизнес Люкс" позволяет выстроить различные сценарии планирования бюджетов на предприятии: сбор данных "снизу вверх", планирование "сверху вниз", смешанное планирование.

При планировании "снизу вверх" основой для составления бюджетов являются бюджетные заявки центров финансового учета (ЦФУ) на плановый период. В подсистеме "Бюджетирование" ЦФУ осуществляют ввод бюджетных заявок в справочник "Плановые мероприятия", где заполняются плановые суммы по статьям бюджетов и ожидаемые сроки исполнения заявки.

Формы бюджетного планирования

Рассмотрение и утверждение "Плановых мероприятий" доступно лишь отдельным специалистам ЦФУ, для которых определена соответствующая роль. Такое распределение ролей при планировании позволяет уже на этапе утверждения осуществлять анализ и контроль заявок, поступивших от ЦФУ. Только утвержденные "Плановые мероприятия" участвуют в последующем формировании бюджетов.

Согласование и утверждение "Плановых мероприятий" может быть организовано через систему электронного документооборота, в частности через систему DIRECTUM, с использованием возможностей workflow.

Существенная часть бюджетных статей может быть спланирована на основании данных предыдущих периодов (плановых или фактических) с пересчетом на определенные коэффициенты. Подсистема "Бюджетирование" позволяет настраивать автоматические расчеты плановых значений по таким статьям. Автоматическое формирование плановых значений в значительной степени ускоряет и упрощает процесс формирования бюджетов.

Дополнительно механизм трансформации позволяет автоматически рассчитывать значения статей одного бюджета на основании значений другого по заранее определенным правилам. Так, например, настраивается вычисление значений статьей бюджета движения денежных средств на основании значений статей бюджета доходов и расходов.

Дальнейшие планирование, а также анализ и корректировка плановых значений осуществляется через специализированный интерфейс – формы планирования.

Каждая форма планирования представляет собой несколько уровней планирования, в разрезе которых осуществляется ввод плановых значений (например, статьи бюджета, центры финансового учета, филиалы, плановые мероприятия). Перечень уровней планирования зависит от структуры бюджета.

Формы бюджетного планирования, структура бюджета

Формы планирования позволяют осуществлять ввод значений как "снизу вверх", так и "сверху вниз". При планировании "снизу вверх" ввод плановых значений осуществляется на нижних уровнях планирования и при сохранении данные агрегируются на верхних уровнях. При планировании "сверху вниз" плановые значения вводятся на верхнем уровне и затем последовательно распределяются по всем нижестоящим уровням планирования.

Из формы планирования значения бюджетов могут быть выгружены в форму Excel и отправлены на дальнейшее согласование и подписание электронной цифровой подписью (ЭЦП) через систему электронного документооборота.

Исполнение бюджетов

Исполнение бюджетов является ключевой стадией бюджетирования. В зависимости от источника фактических данных возможны следующие варианты отражения исполнения бюджетов:

  • автоматический расчет фактических значений бюджетов исходя из данных учетных систем, работающих на предприятии. Готовый набор коннекторов позволяет интегрировать КАС "Бизнес Люкс" с любой ERP-системой, что дает возможность автоматически собирать данные внешних систем и формировать по ним отчеты по исполнению бюджетов;
  • оперативное отражение исполнения бюджетов в документах других подсистем КАС "Бизнес Люкс";
  • ручной ввод фактических данных по статьям бюджетов в формы Excel (при отсутствии учетной системы или невозможности автоматически получить данные извне).

Контроль и анализ исполнения бюджетов

Одной из важнейших задач бюджетирования является оперативный контроль и своевременный анализ исполнения бюджетов. Подсистема "Бюджетирование" "КАС "Бизнес Люкс" предлагает следующие инструменты контроля и анализа исполнения:

  • аналитические отчеты подсистемы "Бюджетирование", представляющие данные для анализа в различных разрезах. Позволяют отслеживать динамику исполнения бюджетов, прогнозировать исполнение бюджетов, выявлять причины отклонений фактического выполнения статей от запланированных значений и определять ответственных за возникшие отклонения;
  • модуль "Управление показателями эффективности". Позволяет рассчитывать контрольные показатели по исполнению бюджетов. Контрольные показатели обновляются с заданной периодичностью и выводятся на "Контрольную панель руководителя";
  • модуль разработки OLAP-отчетов. Позволяет разработать и настроить многомерные таблицы, содержащие большой объем плановых и фактических данных, необходимых для контроля и анализа бюджетных значений за длительный период времени;
  • оперативный контроль превышения лимитов по статьям бюджетов в справочниках и учетных документах других подсистем КАС "Бизнес Люкс".

См. так же Prestima – система бюджетирования и управления финансами предприятия, ориентированная на повышение эффективности управления компанией.