загрузка страницы
 

Идеальная система комплексной автоматизации для предприятия нефтепродуктообеспечения

«Идеал – это путеводная звезда.
Без нее нет твердого направления,
а нет направления – нет жизни»
Л. Толстой

На современном этапе предприятия нефтепродуктообеспечения нередко сталкиваются с отсутствием возможности оперативного получения полной и достоверной информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений. Сложность получения такой информации обуславливается, главным образом, спецификой предприятий нефтепродуктообеспечения. Во-первых, это сложная филиальная или холдинговая структура предприятия, во-вторых, обширная сфера деятельности - хранение, перевалка, оптовая и розничная реализация различных видов нефтепродуктов, в-третьих, территориальная распределенность предприятия - управление, несколько нефтебаз, каждая из которых обслуживает сеть автозаправочных станций (АЗС).

Естественно, что при такой структуре сведения о свершившихся операциях филиалов поступают в головную организацию со значительным запозданием. При этом полученная информация имеет достаточно низкую степень достоверности, так как данные поступают в обобщенном виде и проверить их практически невозможно. Да и сам сбор информации отнимает много времени: у сотрудников филиалов на подготовку выборок, у сотрудников управления - на сведение итоговых отчетов.

Отсутствие необходимой информации не позволяет предприятиям нефтепродуктообеспечения осуществлять своевременное и рациональное планирование закупки нефтепродуктов, подбирать оптимальные варианты по распределению нефтепродуктов между филиалами. Кроме того, для Управления затруднен контроль за деятельностью филиалов.

Анализ подобных проблем приводит предприятие к решению о необходимости построения единой автоматизированной системы, охватывающей все бизнес-процессы предприятия нефтепродуктообеспечения, связывающей воедино все структурные подразделения. Именно на предприятия, столкнувшиеся с проблемой подбора комплексной автоматизированной системой, и ориентирована данная статья.

Естественно, что специфика предприятий нефтепродуктообеспечения определяет и тот перечень условий, который предъявляется к автоматизированной системе управления. Поэтому далее мы постараемся определить все те требования, наличие которых позволит назвать информационную систему оптимальной для автоматизации предприятий нефтепродуктообеспечения, то есть системой, которая принесет максимальной эффект от использования ее в процессе управления.

Решения по оперативному учету нефтепродуктов:

  1. Различные уровни учета нефтепродуктов. Для проведения всестороннего анализа по наличию и состоянию нефтепродуктов необходим достаточно широкий спектр уровней учета. Это и сведения о состоянии резервуарного парка – наличии каждого вида нефтепродукта в отдельно взятом резервуаре любого из филиалов и подразделений предприятия, и информация об остатках и движению нефтепродуктов по каждому хранителю (владельцу). В силу специфичности нефтепродуктов, должны быть данные не только о наличии конкретного вида нефтепродукта, но и каждой марки в отдельности. Кроме того, при определении величины естественной убыли необходимы сведения о способах транспортировки, которыми поступили или отгружаются нефтепродукты. А для целей бухучета требуются данные об учетных ценах нефтепродуктов.
    Таким образом, система должна предоставлять возможность учета нефтепродуктов в разрезе подразделений, резервуаров, марок, владельцев, учетных цен, способов транспортировки.
  2.  
  3. Двойные учетные единицы измерения: литры и кг. Для нефтепродуктов характерен двойной количественный учет: килограммовый - на нефтебазах (в отличие от объема масса является достаточно постоянной величиной) и литровый на АЗС (реализация производится по счетчикам топливно-раздаточных колонок, которые осуществляют литровый отсчет). Таким образом, система должна обеспечивать учет нефтепродуктов в двух единицах измерения.
    Пересчет единиц измерения - литров в кг, и наоборот, кг в литры – должен осуществляться автоматически по плотности.
  4.  
  5. Сведения о состоянии нефтепродукта. В первую очередь очень важно иметь оперативную информацию о плотности нефтепродукта, необходимую для пересчета единиц измерения. При этом недопустимым является использование средней плотности - некая плотность, заданная один раз для каждого нефтепродукта. Так как плотность достаточно изменчивая величина, то применение для пересчетов средней плотности приведет к искажению реальных данных по движению нефтепродуктов.
    Решением будет являться наличие в системе электронного аналога журнала замеров плотностей и температур, куда оперативно несколько раз в день, после каждого замера в резервуаре, заносятся или передаются данные о состоянии и уровне нефтепродукта (плотность, температура, взлив). Эти данные затем будут использованы при формировании электронных документов на прием и отпуск нефтепродуктов.
    Наличие в системе градуировочных таблиц позволит определять объем нефтепродукта при хранении, отпуске, приеме в зависимости от его уровня в резервуаре, цистерне.
  6.  
  7. Сбор и анализ данных по АЗС. Свод и анализ данных по АЗС осуществляется, как правило, в филиалах предприятия нефтепродуктообеспечения. Куда информация с АЗС, в зависимости от уровня автоматизации предприятия, передается в бумажном или электронном виде. Однако в учете нефтепродуктов на нефтебазах и АЗС существуют значительные различия, которые, естественно, должны быть учтены и в системе: два вида остатков – книжные (расчетные) и фактические; литровый учет нефтепродуктов; определение расхода нефтепродуктов по счетчикам топливно-раздаточных колонок; использование различных видов безналичных расчетов (талоны, карты, дисконты) за нефтепродукты.
 

Таким образом, обязательным требованием к единой автоматизированной системе предприятий нефтепродуктообеспечения является наличие модуля, или отдельных компонент, для учета нефтепродуктов и анализа данных по АЗС.

Наличие механизмов контроля

Обязательным требованием для системы является наличие автоматических контролирующих механизмов.

Основные ограничения, как правило, связаны с количеством отпускаемого нефтепродукта. При этом контроль остатков должен осуществляться в разрезе марок НП, в разрезе резервуаров и владельцев нефтепродуктов.

Кроме того, нефтепродукты относятся к товарам, подлежащим обязательной сертификации. Таким образом, система должна быть наделена контролем на наличие соответствующих документов (паспорт качества, сертификат) на реализуемый нефтепродукт.

В условиях централизованных расчетов, необходима возможность задавать лимиты для филиалов на реализацию нефтепродуктов в соответствии с документами, переданными «сверху» (договора, заказы на реализацию, распоряжения, задания на отгрузку). В данном случае контроль должен задаваться не только в отношении реализуемого количества, но и отпускных цен, суммы остатков оплаты покупателей.

Возможность сбора данных о деятельности удаленных филиалов

Единая автоматизированная система должна обеспечивать оперативное получение полных данных вплоть до первичных документов. Такие данные будут иметь высокую степень достоверности. Кроме того, отпадает необходимость ручного сбора сведений от филиалов.

При этом необходима возможность вести регулярный обмен данными не только при наличии постоянной связи, но и в режиме off-line. Это позволит настраивать территориально-распределенную работу в условиях плохих линий связи, ведь именно так, как правило, обстоит дело на большинстве нефтебаз, расположенных в небольших населенных пунктах.

Поддержка единой методолгии учета, формирование консолидированной бухгалтерской отчетности

Для получения сводной отчетности недостаточно простого наличия данных по каждому филиалу. Необходимые некие единые классификаторы, позволяющие объединить эту информацию.

В первую очередь для всех филиалов, и для Управления в том числе, должна быть задана единая методология учета: единый план счетов, общая учетная политика, правила заполнения отчетных и налоговых форм и т.п. Также необходимо ведение и использование общих справочников (организации, договора, номенклатура, статьи затрат и т.д.).

Централизованная настройка основной справочной информации в Управлении и передача ее в подразделения (без права корректировки) позволит обеспечить поддержку единой методологии учета во всех филиалах и автоматическое формирование консолидированной отчетности.

Охват всех основных бизнес-процессов

Информационная система не должна ограничиваться решением узкого круга задач по оперативному и бухгалтерскому учету нефтепродуктов, а должна охватывать все бизнес-процессы предприятия:

  • оперативный учет всех видов материальных ценностей предприятия (материалы, фасованные и разливные нефтепродукты, сопутствующие товары, сырье), регистрация движения материальных ресурсов, оформление подразделениями заявок на необходимые материальные ценности, планирование объема закупок на основании данных системы;
  • заключение договоров на закупку и реализацию нефтепродуктов, а также по другим направлениям деятельности, регистрация и контроль выполнения взаимных расчетов по договорным обязательствам, подбор оптимальных поставщиков нефтепродуктов и материальных ценностей с учетом плана закупок;
  • оперативное управление финансовыми ресурсами – регистрация и контроль всех видов расчетов предприятия, планирование и оптимизация финансовых ресурсов, ведение платежного календаря предприятия, управление дебиторской и кредиторской задолженностью. Проведение анализа финансового состояния предприятия;
  • построение системы среднесрочного планирования на предприятии - формирование бюджетов на каждый бизнес-процесс (например: бюджет реализации, бюджет закупок, и т.д.) и по каждому филиалу, отслеживание исполнения бюджета, определение причин и виновников отклонений плановых показателей;
  • ведение консолидированного бухгалтерского и налогового учета с использованием оперативных данных.

Построение единой автоматизированной системы управления поможет создать эффективную систему взаимодействия всех служб предприятия и избежать дублирования одних и тех же функций в разных подразделениях.

Отраслевая версия системы

Оценив особенности управленческого учета нефтепродуктов, можно сделать вывод, что типовые задачи подобных предприятий невозможно решить, просто используя средства настройки стандартной информационной системы. Единая информационная система, призванная решать все управленческие задачи предприятий нефтепродуктообеспечения, должна быть адаптирована под их специфику и должна содержать готовые специализированные решения для учета нефтепродуктов. <.p>

Возможность настройки под специфику предприятия

Наличие информации по всем видам деятельности и всем структурным подразделениям позволяет говорить о комплексной автоматизации предприятия, а для этого система должна отражать все нюансы структуры и организации бизнес-процессов конкретного предприятия. Поэтому для автоматизации предприятия в целом недостаточно даже отраслевой версии.

Информационная система должна иметь возможность настройки на любые деловые сценарии, не должна быть привязана к конкретной структуре предприятия и не должна зависеть от принятых правил распределения управленческих функций (централизованный и децентрализованный учет расчетов с покупателями, реализация нефтепродуктов на нефтебазе как по своим договорам, так и по договорам Управления или другой нефтебазы и т.д.).

Масштабируемость

При подборе единой информационной системы, предназначенной для автоматизации предприятий нефтепродуктообеспечения, достаточно высокие требования необходимо предъявлять к техническим характеристикам системы. И в первую очередь это касается масштабируемости системы. То есть информационная система должна иметь возможность адаптироваться в условиях роста объемов входных данных, увеличения числа пользователей, усложнения запросов, должна позволять проводить анализ большого объема данных за длительный период времени.

Возможность самостоятельного развития системы

Внедренная система еще не является залогом полного успеха дальнейшей работы. Система должна развиваться вместе с предприятием. Необходима возможность ее дальнейшей разработки и модификации. Причем заказчик должен иметь возможность выбирать, как будет в дальнейшем развиваться его система: своими силами или силами разработчиков.

Для самостоятельного развития системы силами заказчика она должна быть открытой и предоставляться заказчику с полным описанием внутренней структуры базы данных. Это позволит интегрировать ее со специализированными программами, имеющимися на предприятии (учет нефтепродуктов на АЗС, уровнемеры на нефтебазе, калибровка резервуаров, процессинговые центры пластиковых карт и т.п.).

Система, поставляемая вместе с высокоуровневым инструментом разработки, позволит заказчику сократить затраты на адаптацию системы в процессе внедрения.

Наличие опыта внедрения крупных проектов

При выборе единой информационной системы необходимо рассматривать не только технические и качественные характеристики самой системы, но и ту команду внедренцев, с которой вам предстоит работать. Это должны быть грамотные специалисты, которые досконально знают возможности системы, понимают задачи управления, а также смогут найти все необходимые решения для конкретного предприятия в рамках предлагаемой системы.

Компания, внедряющая автоматизированную систему управления на вашем предприятии, должна иметь собственную опробованную технологию внедрения. При этом обязательным является наличие таких этапов как разработка и согласования проекта будущей системы, обучение и аттестация пользователей всех уровней, настройка и опытная эксплуатация.

Достаточно веской гарантией успешного внедрения системы является наличие у компании-внедренца завершенных проектов. Причем не просто их список, а наличие положительных отзывов от самих заказчиков, готовность организовать встречу с ними, еще лучше - продемонстрировать реальную работу автоматизированной системы прямо в реальных условиях.

 

Очевидно, все вышеперечисленные требования к системе могут быть расширены и дополнены в соответствии со спецификой и потребностями конкретного предприятия. Но выполнение указанных требований к информационной системе дает реальные шансы успешного ее внедрения на предприятии нефтепродуктообеспечения с целью повышения эффективности управления.

НПО "Компьютер"