загрузка страницы
 

«Гипрогазцентр» четко планирует и контролирует расходы на материалы и услуги

 «Гипрогазцентр» автоматизировал планирование закупок материально-технических ресурсов и услуг на базе систем Prestima и DIRECTUM. По итогам проекта повысилась точность прогнозирования финансовых результатов и улучшился контроль расходов.

НПО «Компьютер» и «Гипрогазцентр» сотрудничают уже не первый год. За время совместной работы автоматизированы процессы бухгалтерского и налогового учета, расчетов по договорам, управления кадрами, бюджетирования и другие бизнес-задачи Общества. Одним из нерешенных вопросов «Гипрогазцентр» оставалось планирование расходов на материально-технические ресурсы (МТРиУ).

Общество на год вперед формирует и согласовывает с ОАО «Газпром» план инвестиций и план конкурентных закупок, которые формируются на основе прогнозируемых расходов на материалы и услуги. До автоматизации к планированию заявок на МТРиУ привлекался ограниченный круг ответственных сотрудников, поэтому потребности отделов учитывались не  в полной мере, что напрямую влияло на точность планов.

Кроме того, контроль расходов осуществлялся в ходе согласования договоров, где суммы на оплату сравнивали с приблизительным планом БДДС. В связи с чем, превышение лимитов не отражало реальной картины.

Все эти факторы не позволяли отслеживать расходы и   формировать детальные планы. Поэтому руководством Общества было принято решение привлечь к планированию закупок МТРиУ все подразделения и автоматизировать этот процесс на базе систем Prestima и DIRECTUM.

Проект начался в июле 2013 и завершился уже в марте 2014 года. Так как многие сотрудники «Гипрогазцентр» работают в системе электронного документооборота сбор заявок на материалы и услуги реализован именно в DIRECTUM. За счет тесной интеграции плановые данные из DIRECTUM поступают в Prestima, в которой происходит контроль превышения лимитов бюджетов, а также  осуществляется план-фактный анализ данных.

Теперь процесс сбора заявок на материалы и услуги построен таким образом, что ответственные работники создают плановые заявки на МТРиУ в привычном интерфейсе DIRECTUM, а данные из заявок автоматически трансформируются в бюджеты Prestima – бюджет закупок, БДР и БДДС.

Превышение лимитов по плану закупок и БДДС контролируется на этапе сбора заявок на получение товарно-материальных ценностей от различных подразделений и в процессе согласования договоров. Контроль своевременного исполнения плана конкурентных закупок осуществляется также автоматически.

В свою очередь, сбор данных по исполнению плана закупок происходит в Prestima, а план-фактный анализ реализован через отчет, доступный всем ответственным лицам в DIRECTUM в соответствии с назначенными правами.

На случай, если подразделениям потребуется заказать дополнительные материалы или услуги после утверждения плана закупок, в DIRECTUM предусмотрен удобный типовой маршрут, с помощью которого можно провести актуализацию плана. Для удобства бюджетного контроля предусмотрен отчет, который показывает, как актуализация плана закупок в DIRECTUM повлияет на суммы по статьям БДР и БДДС в Prestima.

По итогам проекта внедрения повысилось качество планирования закупок, увеличился контроль  расходов и исполнения бюджета. За счет чего повысилась и точность планирования БДР и БДДС.

Валентина Березина, начальник финансово экономической службы делится впечатлением о  результатах автоматизации: «Спрогнозировать потребность в материалах и услугах на год вперед достаточно сложно. После автоматизации в планировании бюджетов участвуют работники практически всех подразделений, это помогает учесть потребности и повысить ответственность за исполнение бюджета. Кроме того, теперь мы можем легко формировать детальные отчеты для согласования бюджета закупок с руководством и предоставлять точные планы в ОАО “Газпром”».